تمام سازمان‌ها در جریان فعالیت‌های خود در بخش‌های مختلف از جمله نیروی انسانی، مالی و فروش نیاز به ثبت اطلاعات در قالب فرم‌ها، جداول و فایل‌های مختلف دارند. در دوره‌های زمانی گذشته این فرایند به‌صورت کاغذی و دستی توسط کارمندان و خصوص واحد بایگانی سازمان انجام می‌شد. سازمان توسط یک یا چند کاربر در یک محل فیزیکی به عنوان اتاق بایگانی این ذخیره‌سازی را انجام می‌دادند. با توسعه تکنولوژی و ظهور ابزارهای نوین سازمانی و همچنین افزایش حجم داده‌های سازمانی استفاده از روش‌های کاغذی منسوخ گردیده و سازمان‌ها به استفاده از ابزارهای نوین از جمله نرم‌افزارهای سازمانی جهت مدیریت اسناد خود روی آوردند.
اسناد سازمان شما با توجه اطلاعات و دانشی که در اختیار شما قرار می‌دهند جزو دارایی‌های سازمان بوده و باید برای نگهداری وامکان دسترسی مجدد آن‌ها را به روش اصولی ذخیره نمایید. ذخیره اطلاعات به روش‌های سنتی و کاغذی علاوه بر زمانبر بوده دارای مشکلاتی از جمله امنیت پایین و خطر از بین رفتن اسناد در طول زمان می‌باشد از این‌رو نرم‌افزارهای سازمانی برای مدیریت اسناد سازمانی بکار گرفته‌شدند.
ثبت الکترونیکی اسناد کارکنان شما را تشویق می‌کند تا دانش خود را به اشتراک بگذارند. این موضوع به تیم شما قدرت می‌دهد و آن را کمک می‌کند تا بفهمد فرآیندها چگونه کار می‌کنند به عبارت‌دیگر ثبت الکترونیکی اسناد فرایند ذخیره اسناد را سیستماتیک نموده و از این طریق می‌توانند به افراد سازمان شما کمک کنند از مسئولیت‌هایی که مختص آن‌ها نیست، اجتناب کنند. ضمن آن که امکان تقلب، اشتباه و سو استفاده به حداقل خود کاهش می‌یابد.
نرم‌افزارهای مدیریت اسناد در زمان کوتاه‌تر و با استفاده از نیروی کاری کمتر به اسناد سازمان شما سامان می‌دهد و از طریق ایجاد برچسب‌های مرتبط دسترسی به اسناد را سریع‌تر نموده و در نهایت بطور چشمگیر سبب افزایش بهره‌وری سازمان شما میشود.
نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست؟
نرم‌افزار مدیریت اسناد که در اصطلاح عمومی بنام DMS که مخفف عبارت Documentation Management System است به نرم افزاری اتلاق میشود که به شما اجازه ذخیره و پیگیری اسناد الکترونیکی را می‌دهد. در حالی که این اساسی ترین و سطحی ترین وظیفه سیستم مدیریت اسناد است، DMS ها برای ایجاد گردش کاری اسناد و بازیابی و به اشتراک‌گذاری اسناد کاربرد گسترده‌ای دارند. نرم افزارهای مدیریت اسناد هرنوع فایلی اعم از متنی، تصویری، ویدئویی یا صوتی را به عنوان یک سند در نظر گرفته و راهکار هوشمندانه‌ای برای نظم دهی به آن ارائه می‌نمایند.
تاثیر نرم افزارهای مدیریت اسناد بر عملکرد سازمان‌ها چیست؟
شاید اصلی‌ترین دلیلی که شما را قانع می‌کند سازمانتان را به یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی مجهز کنید این باشد که داشتن DMS به این معنی است که روندهای کاری شما به طرز چشمگیری بهتر، سریع‌تر و هوشمندانه‌تر میشود. ضمن آن که کارمندان شما وقت کمتری را برای پیداکردن اسناد و مدارک صرف می‌کنند و خود این عاملی است که شما را وادار می‌کند برای مجموعه خود یک سیستم مدیریت اسناد تهیه کنید. اما به جز این موارد، دلایل دیگری هم بر اهمیت بسیار زیاد داشتن یک DMS صحه می‌گذارند که در ادامه‌ی این مقاله آن‌ها را بررسی می‌کنیم.
- آزادسازی زمان کارمندان
ذخیره کاغذی اسناد سبب صرف زمان کارمند در اموری میشود که ارزش افزوده‌ی بالایی برای سازمان ندارد و کمکی به رشد سازمان شما نمی‌کند. با استفاده از یک نرم‌افزار DMS روندهای تکراری و فعالیت‌های انبوه مربوط به کاغذها را به یک سیستم خودکار محول کنید و فکر و وقت انسانی را به کارهای مهم‌تری که منجر به رشد سازمان شما میشود، اختصاص دهید.
- افزایش امنیت اسناد
حفظ امنیت اطلاعات و اسناد شما موضوع بسیار مهمی است که نباید نادیده گرفته شود. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد سازمانی دارای کنترل‌های امنیتی و دسترسی داخلی هستند و از این طریق بطور دقیق می‌توانید کنترل نمایید که چه کسی می‌تواند به کدام اسناد دسترسی داشته باشد. همچنین تمام فعالیت‌های صورت گرفته روی هر سندی را ردیابی و مشاهده کنید.
علاوه بر این مورد بروز فاجعه‌هایی مانند آتش سوزی یا سیل، فایل‌های کاغذی وفیزیکی شما را تهدید می‌کنند با استفاده از یک DMS می‌توانید اسناد خود را از آسیب‌های فیزیکی محفوظ نگه داشته و در فضای ایمنی مثل فضای ابری ذخیره می‌شوند.
- مقیاس‌پذیر نمودن اسناد ذخیره‌شده
در ذخیره الکترونیکی اسناد فضایی که برای آرشیو نیاز دارید به تدریج و با رشد سازمان شما رشد می‌کند، به این ترتیب می‌توانید سیستم پوشه بندی یا فایلینگ جدید خود را با چند کلیک تنظیم کنید. ضمن آن که استفاده از یک DMS یا سیستم مدیریت اسناد مناسب نیاز سازمان شما به فضای ذخیره سازی فیزیکی برای نگهداری از اسناد کاغذی را به شدت کاهش می‌دهد و از این‌رو با ایجاد انعطاف‌پذیری در ذخیره اسناد، امکان جستجو و دسترسی مجدد به اسناد را تسهیل می‌نمایید و به عبارت بهتر اسناد خود را مقیاس‌پذیر می‌کنید.
- آموزش افراد جدید در زمان کوتاه‌تر
فرایند ذخیره‌سازی در سازمان‌های بزرگ دارای پیچیدگی بالا بوده و درک شیوه کار با این فرایندها برای افراد جدید زمانبر و چالش برانگیز خواهد بود. وجود چنین قوانینی باعث میشود بروز خطای انسانی برای کاربران مسئولیت‌های قانونی ایجاد کند. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها زمان زیادی را صرف آموزش برخورد با اسناد و مدارک درون سازمانی به افراد جدید می‌کنند.
این در حالی است که اگر سازمانی مجهز به DMS یا یک نرم‌افزار مدیریت اسناد سازمانی باشد، می‌تواند به کاربر کمک کند از جریمه‌ها، مجوزهای لغو شده یا حتی مسئولیت کیفری با خودکارسازی اسناد کلیدی برای برآورده کردن الزامات جلوگیری کند. به‌اینصورت که نرم‌افزار DMS کاربر را ملزم می‌سازد که فیلدهای اساسی را پرکند، اطلاعات مورد نیاز را به سیستم بدهد و از این طریق جلوی بسیاری از اشکالاتی که حاصل اهمال کاری و بی دقتی کاربر است را بگیرد.
- بازیابی آسان اسناد
پیدا کردن یک سند در انبار پرونده‌های بخش بایگانی بسیار زمانبر و دشوار است درست وقتی به یک سند قدیمی نیاز دارید که اطلاعات خاصی هم از آن در دست نیست، متوجه می‌شوید که داشتن یک DMS خوب چقدر می‌تواند در وقت شما صرفه جویی کند. داشتن یک نرم‌افزارمدیریت اسناد با داشتن برچسب‌ها و دسته‌بندی‌های مشخص امکان جستجو و دسترسی به سند را تسریع می‌نماید.
- بهبود جریان کاری در سازمان
در ذخیره‌سازی دستی اسناد برای هر انتقال سند شما نیاز به یک جابجایی فیزیکی و کاربری دارید که باید زمان صرف کند و اسناد را جابجا نماید. درصورتی که با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و قابلیت تخصیص فعالیت به افراد مختلف و درخواست داخل برنامه از همکارانتان پیگیری فعالیت‌ها بهبود پیدا کرده و صرف زمان جهت جابجایی فیزیکی نیز از سازمانتان حذف خواهد‌شد.
از سوی دیگر با توجه به یکپارچه بودن ماژول‌های مختلف نرم‌افزار بین ماژول اسناد و سایر ماژول‌ها ازجمله فروش، منابع انسانی و حسابداری ارتباط و امکان انتقال اطلاعات وجود دارد و این قابلیت بطور چشمگیر جریان کاری سازمان را بهبود می‌دهد.
در میان نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و ویژگی‌های مورد انتظار از این برنامه نرم‌افزار مدیریت اسناد(DMS) تکروسیستم به عنوان یک ماژول از نرم‌افزارهای یکپارچه تحت وب قابلیت‌های مورد نیاز کاربران را بطور کامل دارا می‌باشد و می‌تواند مورد استفاده سازمان‌های بزرگ، متوسط و کوچک قرار بگیرید. جهت آشنایی بیشتر با نرم‌افزار اطلاعات را از اینجا مطالعه نمایید.