در هر سازمان فایل های مربوط به بخش های مختلف از جمله نیروی انسانی، فروش، خرید و امور قراردادها دائما در حال جابجایی در سازمان می باشند. با توسعه فناوری و ورود ابزارهای نرم افزاری به سازما‌ن‌ها، اتوماسیون اداری جهت مکانیزه کردن این بخش از سازمان راهگشا بودند. توسط یک برنامه اتوماسیون اداری می توان فایل های مربوط به تمام بخش‌های سازمان را جمع آوری، دسته بندی و نگهداری نمود. یکپارچه شدن سیستم اتوماسیون اداری با سایر برنامه‌های سازمان با ساده کردن فرایندهای کاری در نهایت بهره وری سازمان را افزایش می‌دهد.
شرکت تکرو سیستم در بسته سیستم جامع ERP خود ماژول جداگانه برای اتوماسیون اداری به نام ماژول اسناد آماده سازی و ارائه نموده است. نرم افزار اسناد (DMS) فرایندهای اتوماسیون اداری را بطور کامل پوشش می‌دهد و می‌توان فعالیت‌های اداری را بدون کاغذ مدیریت نمود. در ماژول اسناد می توانید فایل‌هایی با فرمت‌های مختلف را اسکن یا آپلود نمایید و فایل‌های موجود در اسناد را بین کارکنان داخلی یا پورتال انتقال دهید. همچنین امکان بایگانی کردن اسناد بخش‌های مختلف از جمله قراردادها، فاکتورهای فروش و ... در این نرم افزار وجود دارد.
مزایای نرم افزار اسناد برای سازمان
- ساده کردن فرایند کاری در انتقال اسناد سازمانی
- دسته بندی اسناد در دایرکتوری های جداگانه
- یکپارچه با سایر ماژول های سیستم جامع ERP
- ذخیره اسناد بدون محدودیت در حجم و فضای ذخیره
- امکان ارسال و دریافت اسناد بین مشتریان
- تعیین تاریخ اعتبار برای اسناد
قابلیت های نرم افزار اسناد
- امکان استفاده از امضای الکترونیکی در انتقال اسناد
- افزودن کاربران مرتبط به یک دایرکتوری
- امکان ثبت اسناد با لینک دهی به آدرس‌های مشخص مانند google Doc
- دسته بندی سفارشی اسناد با استفاده از برچسب‌ها
- تعیین حقوق دسترسی کاربران به اسناد مختلف
امکان اشتراک گذاری فایل‌ها
با کاربران داخل سازمان و یا مشتریان خود اسناد خود را به اشتراک بگذارید
مدیریت فایل‌ها از طریق دایرکتوری و مخزن
برای فایل‌های خود مخزن و سپس دایرکتوری مشخص کنید و از این طریق فایل‌ها را دسته بندی نمایید
