آشنایی با اهمیت مدیریت دانش در سازمان

سازمانی را درنظر بگیرید که یک دهه سابقه‌ی فعالیت دارد. در طول زمان ده ساله، کارکنان سازمان، سیستم و ابزارهای کاری تغییر پیدا کرده و قطعا بهبود داشته‌اند. هر کدام از افراد یا سیستم‌های کاری به لحاظ تجربه و علم به کاربرده  تاثیراتی در آن سازمان داشته‌اند و به عبارتی در سازمان دانش تولید کرده یا توسعه داده‌اند. عموما این دانش تولید شده در هیچ فرایندی مستند و منظم نمی‌شود و در ذهن کارمند باقی می‌ماند و با خروج این افراد یا تغییر نظام‌های کاری، دانش ایجادشده نیز از سازمان خارج و غیرقابل استفاده می‌شود. این مورد به عنوان مشکل سازمان‌ها و به نوعی عامل عدم رشد آن‌ها شناخته‌شده است. در سال‌های اخیر با افزایش سرعت جذب و خروج کارکنان و از سوی دیگر با بالا رفتن سرعت تغییر تکنولوژی‌ها، سازمان‌ها به اهمیت حفظ دانش در مجموعه‌ی خود پی برده‌اند و به عبارت‌بهتر درصدد مدیریت دانش برآمده‌اند. با استفاده از یک راهکار مدیریتی می‌توان سازمان را به لحاظ دانش مدیریت نمود و سبب افزایش بهره‌وری از طریق یکپارچگی اطلاعاتی در سازمان گردید و ازسوی دیگر با داشتن یک روش کار علمی و جدید نسبت به رقبا از مزیت رقابتی در بازار نیز بهره برد.

مدیریت دانش چیست؟

اولین تعریف کلاسیک از مدیریت دانش را تام داونپورت در یک خط گفت: “مدیریت دانش فرایند جذب، توزیع و استفاده موثر از دانش است.” 

دانش به عنوان یک دارایی باارزش سازمان شناخته می‌شود و مدون کردن و توسعه‌ی آن سبب حفظ اطلاعات حیاتی و باارزش سازمان می‌گردد و سبب رشد و عمیق شدن پایه‌های تخصصی سازمان می‌شود. از طریق فرهنگ‌سازی برای مدیریت دانش در سازمان می‌توان ارزش این بخش را آشکار نمود و به اثربخشی آن افزود. مدیریت دانش (Knowledge Management) یک فرایند مستمر در سازمان جهت جمع‌آوری، طبقه‌بندی، به اشتراک‌گذاری و ارزیابی دانش متولدشده می‌باشد که سبب کسب مزایای باارزشی برای سازمان می‌شود. دانش‌ها می‌توانند از منابع فنی، پرسش‌های  متداول مشتریان، اسناد آموزشی، تجربیات به دست آمده از ماموریت، تکنیک های تولید و یا فرایندهای درون سازمان بوجود بیایند. در واقع با استفاده از مدیریت دانش هر آن چیزی که در سازمان ارزش دانشی داشته باشد جمع آوری و نگهداری می‌شود.

تاریخچه پیدایش مدیریت دانش

کشور ژاپن به عنوان پیشگام در حوزه‌ی مفاهیم مدیریتی در زمینه‌ی مدیریت دانش نیز اولین کشوری می‌باشد که از این تکنیک در سازمان‌های خود استفاده نمود. در سال 1995 آقایان کوجیه، نوناکا و تاکوچی تحقیقاتی در زمینه خلق دانش با عنوان “ چگونه شرکت‌های ژاپنی نوآوری و پویایی را بوجود می‌آورند؟ ” انجام دادند که گام‌های اولیه در پیاده‌سازی برداشته شد و پس از تحقیقات بسیار در این زمینه آقایان نوناکا و تاکوچی یک مدل اجرایی نیز برای مدیریت دانش ارائه دادند و این مفهوم را شناخته‌شده‌تر و کاربردی‌تر کردند. با موفقیت‌هایی که شرکت‌های ژاپنی به دست آوردند، این مفهوم در کشورهای اروپایی نیز مورد توجه قرار گرفت و به آرامی پیاده‌سازی شد و نتایج فوق العاده‌ای به همراه داشت. این مفهوم با 6 سال تاخیر به کشور ما رسید. در سال 1380 اولین گام‌ها برای مدیریت دانش در ایران برداشته شد. اما درک شفاف و درستی از مساله موجود نبود و صرفا در مورد اهمیت این موضوع اطلاعاتی به دست آمده‌بود. به‌تدریج این مفهوم در سازمان‌ها و بین صاحبان کسب‌وکارها شناخته‌شد و مورد توجه قرار گرفت. اولین شرکت‌هایی که در ایران به سمت مدیریت دانش رفتند، شرکت‌ها و سازمان‌های نفت، پتروشیمی و گاز بودند. در آن دوران تمامی متخصصان زبده این شرکتها در آستانه بازنشنگی بودند و با خارج شدن آنها از سازمان تمامی تجربیات و دانسته‌های آنها نیز از شرکت خارج می‌شد و عملا سازمان فلج می‌شد. این شد که به کمک مدیریت دانش تلاش کردند تا دانش و تجربیات اساسی کارکنانی که به عنوان بخش عظیم دارایی علمی سازمان محسوب می‌شدند را در محلی ثبت و نگهداری کنند و آنها را بین کارکنان جدید به اشتراک بگذارند و با این اقدام اهمیت مدیریت دانش در سازمان روشن‌تر شد و مدیران سازمان‌ها توجه بیشتر به این حوزه نمودند. 

انواع دانش سازمانی

با توجه به اینکه در بخش‌های مختلف سازمان بطور پیوسته دانش در جریان و استفاده است با دسته‌بندی و شناسایی نوع دانش می‌توان به نحو بهتر مفاهیم دانشی در جریان را شناسایی و مدیریت نمود. بطور کلی دو نوع دانش در سازمان وجود دارد.

• دانش صریح Explicit knowledge: دانش صریح یا آشکار همان اطلاعات ملموسی است که در سازمان وجود دارد. مثل محتوای معرفی محصول، گزارش های تایپ شده یا کتابخانه آموزشی درون سازمان.
• دانش ضمنی Implicit knowledge:  این دانش پس از انجام امور و به دست آوردن تجربیات به دست می‌آید. به عبارت دیگر آنچه کاربر میداند چگونه انجام دهد ولی نمی‌تواند توضیح دهد را دانش ضمنی گویند. به عنوان مثال: تجربه به دست آمده از یک ماموریت یا یک نکته به دست آمده از برخورد با مشتری.

مورد اول قابل درک‌تر بوده و امکان مدیریت بهتر دارد ولی دانش ضمنی حالت انتزاعی داشته و در ذهن افراد می‌باشد که مدیریت و مستند کردن آن به‌مراتب دشوارتر و زمان‌برتر می‌باشد. با شناسایی نوع دانش و موقعیت ایجاد آن می‌توان بصورت اصولی دانش را در سازمان به جریان انداخت و از سوی دیگر افراد را آگاه و تشویق نمود تا این دانش را از طریق فرایند مدیریت دانش در سازمان انتقال دهند.

اهمیت مدیریت دانش در سازمان

آشنا شدن با مفهوم مدیریت دانش بطور کامل اهمیت این موضوع را آشکار می‌کند. اجرای فرایند مدیریت دانش که در این مقاله با اهمیت و ارزش آن آشنا شدید، در سازمان سبب ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی و حفظ دانش در سازمان خواهدشد. از سوی دیگر با ایجاد شفافیت برای پرسنل در ثبت دانش نهفته در ذهن‌ها سبب ایجاد انگیزه در افراد برای فعالیت و تاثیرگذاری در سازمان می‌شود. با استفاده از مدیریت دانش شما می‌توانید کارکنان خود را به سمت خلاقیت و داشتن روش‌های نو در مدیریت امور محوله هدایت نمایید و با استفاده از راهکار مدیریت دانش و همکاری ایجاد شده بین تیم‌های سازمانی به سمت نوآوری و شکوفایی با سرعت بیشتر حرکت می‌کنید. سازمان‌ها به مرور زمان در ابعاد گوناگون ازجمله تعداد پرسنل، تعداد مشتریان، توسعه فیزیکی محل کار و در نهایت اطلاعات سازمانی توسعه پیدا می‌کنند و هر توسعه‌ای برای موثر بودن نیازمند داشتن راهکار شفاف و مشخص می‌باشد. با توجه به اهمیت و تاثیری که مدیریت دانش در بهبود فرایند کاری سازمان دارد، نیاز است تا استفاده از فرایند مدیریت دانش به عنوان یک بخش همگانی در سازمان مطرح شده و بصورت مستمر در سازمان مورد استفاده قرار گیرد تا مزایای مورد نظر را در سازمان ایجاد نماید.

با توجه به اهمیت و تاثیر این مفهوم در بهبود وضعیت کاری کسب‌وکارها، سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO)  در سال 2018 استاندارد ISO30401  برای بهره بردن از مدیریت دانش در قالب یک چارچوب موثر ارائه نمود. از طریق ساختار ارائه شده توسط این استاندارد می‌توان مفاهیم مدیریت دانش را بصورت اصولی در سازمان پیاده‌سازی و کنترل نمود و به میزان اثربخشی این مفهوم در سازمان افزود.  

ازجمله مزایای اصلی مدیریت دانش در سازمان‌ها می‌تواند موارد زیر باشد که در اکثر سازمان‌ها مشترک است.

• کاهش زمان جستجوی اطلاعاتی
• کاهش هزینه‌های جذب نیروی جدید
• ایجاد نظم کاری در سازمان
• داشتن یک استاندارد آموزشی پویا
• افزایش رضایت مشتریان
• چابک کردن سازمان
• ارتقا فرهنگ سازمانی
• افزایش مشارکت کارکنان در مدیریت امور سازمان

چگونه فرایند مدیریت دانش را بطور موثر در سازمان اجرا نماییم؟

داشتن یک راهکار شفاف در پیاده‌سازی فرایندهای سازمانی می‌تواند به تاثیرگذاری آن‌ها بیفزاید. در ادامه موارد مشترک و موثر بین سازمان‌ها برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان را بررسی می‌کنیم.

• انتخاب زمان مناسب 
  اطلاعات و به دنبال آن‌ها دانش تولیدشده در سازمان بطور پیوسته و فزاینده در حال تغییر و افزایش است. ایجاد فرصت حفظ این اطلاعات در زمان مناسب می‌تواند منجر به حفظ دانش در سازمان شود. از سوی دیگر بلوغ سازمانی می‌تواند در انتخاب زمان اجرای فرایند مدیریت دانش موثر باشد. برای سازمان‌هایی که به سطح قابل قبولی از بلوغ سازمانی رسیده‌باشند اجرای فرایند مدیریت دانش می‌تواند موثر واقع شود. به عبارت دیگر زمانی مدیریت دانش را در سازمان اجرا نمایید که کارکنان نسبت به آن آگاه شده و آماده‌ی تغییر باشند.
• داشتن دیدگاه سیستمی
  فرایند مدیریت دانش یک راهکار پیوسته و نه یک پروژه می‌باشد. از طریق داشتن دیدگاه سیستمی و اجرای فرایندها بصورت پیوسته می‌توان به میزان تاثیرگذاری این راهکار افزود. داشتن دیدگاه مقطعی نسبت به موضوع فرایند پیشرفت و تاثیرگذاری آن را مختل و غیرموثر می‌کند.
• ایجاد یکپارچگی در فرایندها
  منابع ایجاد و ثبت اطلاعاتی خود را مشخص و متمرکز کنید. داشتن منابع اطلاعاتی گسترده و متنوع سبب ایجاد سردرگمی در مخاطب و بی انگیزگی وی در بلندمدت می‌شود. برای ایجاد یکپارچگی جلسات آموزشی برای پرسنل برگزار نمایید و آگاهی‌های لازم را برای اجرای موثر طرح به آن‌ها بدهید.
• انتخاب ابزار مناسب
  
  استفاده از ابزار مناسب به میزان چشمگیری پذیرش کارکنان را بالا می‌برد و سبب می‌شود فرایند بطور موثرتر در سازمان پیاده‌سازی شود. در انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش به عنوان ابزار اصلی و نقطه‌ی تاثیرگذار در اجرای راهکار موردنظر، به مقدار کافی تحقیق نموده و از میان نرم‌افزارهای موجود آن نرم‌افزار را انتخاب نمایید که کاربری آسان داشته و با پذیرش کارکنان شما همراه باشد، چراکه ابزاری که توسط کاربر به لحاظ ظاهری و دیداری پذیرش نیابد در زمان کوتاهی کنار گذاشته شده و یا غیرموثر خواهد بود.   

 نتیجه‌گیری

با توجه به سرعت بالای رشد دانش در حوزه‌های کاری و تخصصی، سازمان‌ها به یک راهکار سیستماتیک برای مدیریت این حجم از دانش نیاز دارند. داشتن آگاهی نسبت به مفهوم مدیریت دانش، ایجاد بستر مناسب در سازمان برای پیاده‌سازی آن و استفاده از ابزارهای اجرایی کارا سازمان را در اجرای موفق فرایند مدیریت دانش موثر همراهی می‌کنند.
ما در شرکت فنی‌ومهندسی تکروسیستم در حال شناسایی نیازهای صنایع و ایجاد راهکارهای کمکی برای آن‌ها هستیم. در حوزه مدیریت دانش و کمک به رشد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها به لحاظ دانشی ماژول دانش را به عنوان یکی از نرم‌افزارهای بسته‌ی تحت وب توسعه داده‌شده از  Odoo ERP بومی‌سازی  و به مشتریان محترم و باارزش خود ارائه نموده‌ایم. این نرم‌افزار یکپارچه با سایر ماژول‌های بسته‌ی تحت وب مشتری بوده و با امکانات پایه پاسخگوی نیازهای مدیریت دانش سازمان‌های بازرگانی، خدماتی و تولیدی می‌باشد.