هر سازمان از واحدها و در اصطلاح دپارتمان‌های مختلف تشکیل می‌شود. مدیریت این دپارتمان‌ها هر یک فرایند مختص خود و جداگانه‌ای دارند، افزایش ابعاد سازمان طبیعتا این فرایندها را با پیچیدگی چشمگیری همراه می‌کند و در یک نقطه‌ی زمانی سازمان را ملزم به استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی جهت اجرای این فرایندها می‌نماید. نرم‌افزارهای سازمانی از طریق منطق تعریف شده در سیستم آنها فرایندهای سازمان شما را مدیریت خواهند کرد. زمانیکه برای خرید یک نرم‌افزار سازمانی اقدام می‌کنید و به سراغ مقایسه‌ی امکانات این ابزارها می‌روید به زودی متوجه خواهید شد که این نرم‌افزارها بسته به گستردگی و جامعیت طراحی که دارند می‌توانند یک دپارتمان یا مجموعه‌ای از دپارتمان‌های سازمان شما را سیستمی نمایند. نرم‌افزارهایی که امکانات محدود داشته و تنها بخش کوچکی از سازمان شما را سیستمی می‌کنند و در اصطلاح نرم‌افزارهای جزیره‌ای شناخته می‌شوند سبب خواهند شد شما دچار پراکندگی اطلاعات در سازمان شوید و در زمان کوتاه به فکر تغییر سیستم نرم‌افزاری سازمان خود بیوفتید. در مقابلِ نرم‌افزارهای جزیره‌ای و یا در حالت مکمل این نرم‌افزارها، ابزارهای سیستمی‌سازی تحت عنوان ERP ها به سازمان‌ها وارد شده‌اند. این نرم‌افزارها بصورت یکپارچه تمام دپارتمان‌های سازمان را مدیریت می‌کنند و اطلاعات را در یک فرایند شفاف به جریان درمی‌آورند. در این مقاله بصورت کامل و داده‌محور قابلیت‌های نرم‌افزار "ERP تکروسیستم" را بررسی نموده‌ایم تا شما را از طریق آمار با تاثیر این نرم‌افزارها در کاهش زمان فعالیت‌های سازمانی آشنا نماییم.
در ادامه‌ی این مقاله برای 5 دپارتمان مختلف از یک سازمان نحوه مدیریت فرایندهایشان و مدت زمانی که صرف می‌کنند را در جدولی مقایسه‌ای ثبت نموده‌ایم تا تاثیر ERPها در کاهش زمان اجری فرایندهای سازمانی را مشاهده نمایید.
فرایند غیرERP (نرم‌افزار جزیره‌ای)
انتشار آگهی در رسانه‌ها
دریافت اطلاعات از متقاضی
اطلاع‌رسانی زمان مصاحبه به متقاضیان
ثبت اطلاعات مصاحبه‌های انجام‌شده
اطلاع‌رسانی نتیجه مصاحبه به متقاضی
ارجاع مستندات به دپارتمان مالی
تشریفات روز اول کاری
متوسط زمان 50 دقیقه
متوسط زمان 10 دقیقه
متوسط زمان 15 دقیقه
متوسط زمان 15 دقیقه
متوسط زمان 7 دقیقه
متوسط زمان 6 دقیقه
متوسط زمان 35دقیقه
- انتشار آگهی استخدام در وب‌سایت سازمان
- ارسال درخواست‌های رسیده به کارشناس استخدام
- ارجاع درخواست‌های انتخابی به دپارتمان مدیریت
- اطلاع‌رسانی نتیجه به متقاضی
- ثبت نتایج و ارسال مستندات به دپارتمان مرتبط
- تشریفات روز اول کاری
متوسط زمان 3 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
متوسط زمان 3 دقیقه
متوسط زمان 5 دقیقه
متوسط زمان 3 دقیقه
فرایند غیر ERP ( نرم‌افزار جزیره‌ای)
ارائه اطلاعات از طرف مشتری (پیش‌نیازها، درخواست‌ها)
پیش‌نویس قرارداد مشتری براساس اطلاعات ارسالی
دریافت امضا مشتری در قرارداد
چاپ قرارداد
تایید قرارداد توسط مدیریت
اسکن و بایگانی قرارداد
ارسال یک نسخه از قرارداد به مشتری
متوسط زمان 2 دقیقه
متوسط زمان 4 دقیقه
متوسط زمان 30 دقیقه
متوسط زمان 5 دقیقه
متوسط زمان 15 دقیقه
متوسط زمان 20 دقیقه
متوسط زمان 10 دقیقه
ارسال الگوی قرارداد به مدیریت و مشتری
ارسال اطلاعات مشتری از پورتال
امضا قرارداد توسط مدیر از طریق ماژول اسناد
بایگانی اسناد و ارسال کپی سیستمی به طرفین
متوسط زمان 2 دقیقه
- متوسط زمان 5 دقیقه
- متوسط زمان 2 دقیقه
- متوسط زمان 4 دقیقه
فرایند غیرERP (نرم‌افزار جزیره‌ای)
ثبت دستی فاکتورهای تائیدشده
دریافت تایید از طریق ارسال فاکتورها به مدیر فروش
ذخیره و بایگانی اسناد
متوسط زمان 40 دقیقه
متوسط زمان 20 دقیقه
متوسط زمان 15 دقیقه
اسکن و ثبت فاکتورها در ERP
دریافت آنلاین فاکتورهای جدید
ارسال فاکتورها جهت تایید مدیریت
بایگانی اسناد در فضای کاری مرتبط
متوسط زمان 5 دقیقه
بدون صرف زمان
متوسط زمان 5 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
درخواست کتبی یا شفاهی اطلاعات از کارشناس مرتبط
چک کردن مستندات و یادآوری درصورت عدم ارسال
ثبت اطلاعات دریافتی در محل موردنظر
اسکن و بایگانی سند در DMS سازمان
متوسط زمان 10 دقیقه
متوسط زمان 5 دقیقه
متوسط زمان 5 دقیقه
متوسط زمان 5 دقیقه
ارسال پیام از ERP به همکار مرتبط
ارسال اطلاعات توسط همکار به ERP
ضمیمه اطلاعات در فضای کاری مربوطه
متوسط زمان 2 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
دریافت درخواست برای یک محتوا
یافتن محتوا از بایگانی
تحویل محتوا به همکار موردنظر
بایگانی نتیجه در کارتابل
متوسط زمان 5 دقیقه
متوسط زمان 30 دقیقه
متوسط زمان 30 دقیقه
متوسط زمان 30 دقیقه
دریافت درخواست از ERP
یافتن سند از ماژول اسناد
ارسال از طریق سیستم به درخواست‌کننده
ثبت تغییرات در ماژول اسناد
متوسط زمان2 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
متوسط زمان 2 دقیقه
با مشتری شروع کنید - به خواسته آنها پی برده و همان را در اختیارشان بگذارید.
دپارتمان‌های منابع انسانی، مالی و اداری جزو دپارتمان‌ها با پیچیدگی فرایندی بالا در اکثر سازمان‌ها بوده و مقایسه‌ی زمان اجرای یک فرایند در این دپارتمان‌ها بصورت مقایسه‌ای بین سیستم‌های ERP و جزیره‌ای بطور کامل نشانگر تاثیر مثبت ERPها در بهبود اجرای فعالیت‌ها در سازمان‌ها می‌باشد.
کارمندان سازمان شما بعد از ورود به محیط نرم‌افزار ERP و کسب آموزش‌های لازم، نحوه استفاده از امکانات این ابزار مفید را شناخته و به‌سرعت این نرم‌افزار را جایگزین هر ابزار یا سیستمی خواهند کرد که مدتها از آن استفاده می‌کردند.
شرکت تکروسیستم جهت تامین نیاز سازمان‌ها در حوزه‌ی یکپارچه‌سازی، نرم‌افزار تحت وب جدید را که یک نرم‌افزار ERP می‌باشد توسعه داده و به بازار ارائه نموده‌است. ERP تکروسیستم قابلیت‌های لازم جهت ایجاد یکپارچگی در سازمان را داشته و بطور چشمگیری عامل زمان را در سازمان‌ها مدیریت نموده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
