آموزش ماژول بحث و گفتگو

             شرکت فنی مهندسی تکروسیستم -مجری طرح های جامع انفورماتیک                   

ماژول بحث و گفتگو                                                                       نسخه: 01

ارتباطات داخلی در هر سازمان جزو نیازهای اولیه و روشی برای افزایش بهره‌وری سازمان می‌باشد. به تجربه متوجه شدیم سازمان‌ها از پیام‌رسان‌های عمومی برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند و در سال‌های اخیر و با توجه به اعمال فیلترینگ بر این پیام‌رسان‌ها سازمان‌ها در این قسمت دچار مشکل شده‌اند. برنامه‌ای که این مشکلات را نداشته و بتوان برای برقراری ارتباطات درون سازمانی استفاده نمود مورد نیاز سازمان‌ها می‌باشد. نرم‌افزار بحث‌وگفتگو در سیستم ERP تکروسیستم ازجمله نرم‌افزارهای عمومی می‌باشد که بدون محدودیت در تعداد کاربر و حذف مشکلات فیلترینگ ارتباطات سازمان‌ها را بطور کامل پوشش می‌دهد.

این برنامه نیاز به پیکربندی خاصی ندارد و بعد از نصب می‌توان برای برقراری ارتباطات فردی و گروهی در سازمان از آن استفاده نمود. مزیت اصلی این برنامه یکپارچگی با سایر ماژول‌ها می‌باشد و شما حین فعالیت در ماژول‌های دیگر ازجمله CRM و مدیریت پروژه و فروش و.. می‌توانید از ماژول بحث‌وگفتگو نیز استفاده نمایید. در ادامه امکانات و روش استفاده از این برنامه را بررسی می‌کنیم.

در اولین ورود به برنامه شما وارد قسمت صندوق پیام‌ها خواهید شد و چنانچه پیام جدید داشته باشید در این قسمت قابل مشاهده است و یا پیام "صندوق پیام‌های شما خالی است" را مشاهده می‌کنید.

ستاره‌دارها

پیام‌هایی که قبلا بررسی کرده و به صورت ستاره‌دار انتخاب کرده‌اید در این قسمت بدون محدودیت زمان قابل مشاهده هستند.

سوابق

تمام پیام‌هایی که قبلا از کاربران و برنامه‌های داخلی از جمله CRM، پروژه، فروش و...   برای شما ارسال شده است در این قسمت قابل مشاهده است.

کانال‌ها

از طریق کانال‌ها شما می‌توانید با افراد بیشتری در ارتباط باشید و ارتباطات را از طریق کانال‌ها مدیریت نمایید. 

ایجاد کانال

روی علامت بعلاوه کلیک کنید نام کانال را ثبت کنید و وارد صفحه‌ی زیر شوید

نام بعد از علامت هشتک(#) اسم گروه در برنامه خواهد بود و هر زمان از این طریق فراخوانی شود قابل مشاهده است.

در قسمت توضیح هر موردی ثبت شود در کنار نام کانال نمایش داده می‌شود.

حریم خصوصی

در این قسمت سطح دسترسی افراد به گروه‌ها را مشخص می‌کند.

همه: در این حالت این گروه برای تمام کاربران قابل مشاهده است و هر کاربر می‌تواند در گروه بدون محدودیت  ورود یا خروج داشته باشد.

فقط افراد دعوت شده: در حالت ایجاد کننده‌ی گروه می‌تواند بعد از ورود به صفحه‌ی گروه و طبق تصویر زیر از قسمت افزودن کاربر در سمت چپ بالای صفحه کاربرانی را در گروه عضو نماید.

گروه مشخصی از افراد: طبق تصویر زیر می‌توان گروه‌هایی را به عنوان دنبال‌کننده‌ در گروه عضو نمود.

​

اشتراک خودکار گروه‌ها: در دوحالت اول می‌توان گروه ایجاد شده را با گروه‌های منتخب به اشتراک گذاشت.

اشتراک خودکار دپارتمان‌ها: اگر در بین کارمندان سازمان دپارتمان تعریف کرده باشید می‌توانید دپارتمان‌های مرتبط را در گروه ایجاد شده عضو نمایید.

از تب اعضا نیز می‌توانید بطور مستقیم کاربران را در گروه عضو نمایید.

در نهایت با زدن دکمه ذخیره تنظیمات گروه ذخیره می‌شود.

امکانات فضای داخلی گروه

از طریق باکس پایین صفحه می‌توانید پیام متنی یا هر نوع فایل ضمیمه را ارسال نمایید.

امکان برقراری تماس صوتی و تصویری در بالای صفحه سمت چپ وجود دارد.

توجه نمایید که گروه‌های عمومی در بین گروه‌ها قابل مشاهده است و کاربران می‌توانند در آن‌ها عضو شوند یا از گروه‌ها خارج شوند؛ اما گروه‌های اختصاصی فقط برای اعضا قابل مشاهده است.

پیام‌های مستقیم

 از این قسمت شما می‌توانید با همکاران خود بصورت انفرادی ارتباط برقرار کنید. پیام متنی و فایل ازارسال و دریافت کنید و تماس صوتی و تصویری برقرار کنید.

یکپارچگی با سایر ماژول‌ها

اگر در قسمت Home برنامه یا در داخل هر کدام از ماژول‌ها باشید به راختی می‌توانید پیام‌های خود را مدیریت نمایید. دسترسی شما به ماژول بحث‌وگفتگو از سمت چپ بالای برنامه امکان‌پذیر است.

به‌عنوان مثال در تصویر بالا کاربر در ماژول CRM قرار دارد و از قسمت پیام‌ها دیده می‌شود که یک پیام خوانده‌ نشده دارد.

به راحتی می‌توانید روی پیام کلیلک کنید و مشابه تصویر زیر صفحه‌ی چت برایتان باز می‌شود و در همان محل می‌توانید با کاربر ارسال کننده پیام چت کنید.

اعلان‌ها (notification) در بحث‌وگفتگو

امکان مدیریت پیام‌ها زمانیکه خارج از برنامه نیز هستید وجود دارد. از طریق تنظیمات مدیریت ارتباط‌ها را از طریق اودوو تنظیم کنید و زمانیکه کاربر خارج از برنامه نیز باشد برای وی پیام ارسال شده در صفحه‌ی سیستم خود پیام (notify) دریافت می‌کند و این قابلیت به کاربر کمک می کند تا در سریع‌ترین زمان از پیام‌های خود آگاه شده و به آن‌ها دسترسی داشته‌باشد.

منشن کردن کاربران

برای آگاه کردن کاربر از پیام‌های مربوط به ایشان می‌توان از قابلیت منشن کردن در گروه‌ها یا داخل پیام‌های بخش‌های مختلف استفاده نمود. برای منشن کردن از ترکیب @ نام کاربر به عنوان مثال @مدیر استفاده نمایید تا برای آن کاربر بسته به تنظیمات از طریق پیام در برنامه یا ایمیل اطلاع‌رسانی شود.

جهت دستیابی سریع به گروه‌ها نیز از ترکیب # نام گروه استفاده نمایید و با ایجاد لینک از این طریق در صورت نیاز به صورت سریع به تنظیمات گروه دسترسی داشته باشید.

مشاهده وضعیت کاربران

اطلاع از آنلاین بودن یا نبودن کاربران به شما کمک می‌کند در مورد زمان دریافت پاسخ پیامتان برآورد مناسبی داشته باشید. در ماژول بحث‌وگفتگو و بطور کلی در داخل برنامه شما می‌توانید از طریق نمادهای رنگی زیر که در کنار نام کاربر قرار دارد از وضعیت کاربران سیستم باخبر شوید.

سبز: آنلاین

سفید: آفلاین

نارنجی: دور

هواپیما: خارج از دفتر(عموما در حالت مرخصی کاربرد دارد)