اهمیت طراحی داشبورد منابع انسانی در سازمان چقدر است؟

مدیران برای اداره واحدهای سازمانی خود و اتخاذ تصمیمات موثر نیازمند ارزیابی و سنجش در بخش‌های مختلف سازمان هستند. از جمله مفاهیم نوین که به عنوان ابزارهای ارزیابی در سازمان‌ها استفاده می‌شوند هوش تجاری می‌باشند. هوش تجاری با استفاده از ابزارهای داشبوردساز می‌تواند به سازمان‌ها در اتخاذ تصمیمات مناسب کمک نماید. 

داشبوردهای مدیریتی در بخش‌های مختلف سازمان قابل اجرا می‌باشند. به عنوان مثال شما می‌توانید از طریق داشبورد فروش وضعیت فروش محصولات خود، عملکرد فروشندگان و .. را مدیریت نمایید. از جمله بخش‌های کانونی و باارزش سازمان منابع انسانی آن می‌باشد. طراحی داشبورد منابع انسانی به مدیریت کمک می‌کند اطلاعات منطقی از وضعیت کارکنان خود کسب نموده و از طریق آن‌ تصمیمات مناسب را اتخاذ نماید. در ادامه‌ی این مقاله با ویژگی‌ها و فرایند ایجاد داشبورد منابع انسانی آشنا می‌شویم. 

داشبورد منابع انسانی یک ابزار هوش تجاری است که از طریق بررسی داده‌های واحد منابع انسانی اطلاعات کاربردی جهت تصمیم‌گیری بهتری را برای سازمان فراهم می‌کند. داشبورد منابع انسانی با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مرتبط با این بخش سازمان، ابزارهایی گرافیکی جهت اطلاع‌رسانی و کنترل وضعیت منابع انسانی را ایجاد می‌کند. داشبورد منابع انسانی با استفاده از گزارشات تصویری شناسایی الگوها را بهتر انجام داده و ایجاد تصمیمات استراتژیک را برای سازمان‌ها آسان می‌سازد. سازمان‌ها نیاز دارند تا کارکنان را درگیر نگه‌دارند، رشد کنند و پتانسیل‌های سازمان را عملی نمایند. به همین دلیل سازمان‌ها برای انجام این کار، نیازمند بینشی عمیق و جامع، در مورد نحوه عملکرد سازمان و نیروی کاری خود می‌باشند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد واحد منابع انسانی باید فرایندهای سازمان از جذب و استخدام، آموزش، مدیریت استعداد و غیره را اندازه‌گیری نمایند و در ادامه با استفاده از داشبوردها و اهدافی که  تعیین می‌کنیم، بطور  مستمر وضعیت سازمان را  بررسی نماییم که آیا اقدامات درستی برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده انجام داده‌ایم یا خیر. 

داشبورد منابع انسانی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

هر داشبورد منابع انسانی برای آن که بتواند در سازمان تاثیرگذار باشد، باید دارای ویژگی‌هایی باشد که به تاثیرگذاری این مفهوم در سازمان کمک نماید. در ادامه سه ویژگی اصلی که در اکثر داشبوردها باید رعایت شود را بررسی می‌کنیم.

تعاملی بودن (Interactive)

داده‌ها دائما در حال افزایش و تغییر هستند و با این شرایط گزارش‌هایی که به‌صورت غیرپویا و مربوط به یک دوره ایجاد می‌شوند کارایی خوبی ندارند. حوزه منابع انسانی نیز دارای تغییرات زیاد در لحظه می‌باشد و نیازمند ابزار مناسبی برای اطلاع‌رسانی است. داشبورد منابع انسانی اغلب به جای ایستا بودن، پویا عمل می‌کند. پویا بودن داشبورد منابع انسانی به این معناست، که به کاربران اجازه می‌دهند با داده‌های ذخیره شده در لحظه بصورت آنلاین کار کنند.

خودکار بودن (Automated)

امروزه بسیاری از سازمان‌ها هنوز به صورت واکنشی، عمل می‌کنند. واکنشی پیگیری کردن به این معناست که مسولان بعد از وقوع رویداد عکس‌العمل نشان می‌دهند و به دنبال راه‌حل می‌گردند. اما داشبوردها به صورت خودکار کار می‌کند و نیازی به هدر دادن زمان برای انجام بررسی‌ها و به روز رسانی دستی صفحات ندارند. ویژگی خودکار بودن به این معنا می‌باشد که دیگر نگران اطلاعات قدیمی که ممکن است گزارشات شما را تغییر دهند، نباشید. در داشبوردهای منابع انسانی با استفاده از خاصیت خودکار بودن می‌توان بصورت پیشگیرانه اقدام نمود و از وقوع بسیاری از مشکلات سازمان جلوگیری نمود.

شهودی بودن (Intuitive)

سومین ویژگی که باید داشبوردها دارا باشند شهودی بودن اطلاعات و بررسی‌ها است.  داشبوردها باید این امکان را فراهم آورند که زمان کوتاه و کمتری را برای تهیه اطلاعات از سازمان و افراد صرف کنید. در عوض زمان بیشتری را برای شناسایی راه‌هایی برای مدیریت بهتر فراهم کنید.در حوزه منابع انسانی عملکردهای حیاتی افراد، مانند یادگیری و توسعه، ایجاد جامعه، جبران خسارت و موارد دیگر نیاز به توجه دارند. داشبوردهای منابع انسانی باید به گونه‌ای طراحی شوند تا با جمع آوری اطلاعات و ارائه داده‌های کارمندان به شیوه‌ای معنادار، بهترین استفاده را از زمان داشته باشند. جمله فوق به این معناست که داشبورد منابع انسانی مفید و مختصر عمل می‌کند و در زمان کوتاه اطلاعات جامعی را در اختیار مسولان قرار دهند.

انواع هدف‌ها در داشبوردهای منابع انسانی

سازمان‌ها برای داشتن عملکرد بهتر و مفیدتر در حوزه منابع انسانی و داشتن  اقدامات به موقع در رابطه با بررسی‌های اطلاعات کارمندان، عموما داشبوردهای منابع انسانی را به چندین گروه طبقه‌بندی می‌نمایند، که هر کدام در زمینه‌ای خاص فعالیت می‌کنند و در ادامه هر یک را بطور مفصل بررسی می‌کنیم.

•  کارایی (Performance)

فعالیت در ساعات کاری ثابت در حال تغییر است، زیرا با وجود این ساعات کار در سازمان‌ها، انعطاف پذیری به یک انتظار تبدیل می‌شود. مدت‌هاست که دوره‌ی بررسی وضعیت کارمندان بر اساس روزهای کاری به پایان رسیده است. امروزه آن چیزی که اهمیت دارد عملکرد کارکنان است، نه میزان ساعت کاری آن‌ها. داشبوردهای منابع انسانی که با هدف اندازه‌گیری کارایی ایجاد می‌شوند وضعیت نیروی انسانی را بر اساس معیارهای خاصی در طول زمان‌های مختلف ارزیابی می‌کنند. معیارها مهم از جمله  رفتار، پیشرفت، هدف، کیفیت کار کارکنان در این داشبوردها مورد توجه قرار می‌گیرند. داشبوردهای عملکرد به مدیران اجازه می‌دهند تا به طور فعالانه، کارکنان و افراد عملکرد بالا را شناسایی کنند.

• مشارکت (Engagement) 

تیم‌های منابع انسانی همیشه علاقمند به درگیر نگه‌داشتن کارمندان بوده‌اند تا از این طریق فرایندهای داخلی سازمان را بهبود بخشیده و در جهت رشد سازمان اقدام نماییم. با استفاده از داشبوردهای منابع انسانی با هدف مشارکت می توان از  تجربه کارمندان احساس اطمینان کنند. از جمله شاخص‌های کلید اصلی در این زمینه احساس تعلق، غرور شرکت، کیفیت رهبری می‌باشد در این زمینه و در ابعاد گسترده‌تر با استفاده از قابلیت‌های یادگیری ماشین، رابطه‌ی میان مشارکت کارکنان و عملکرد سازمان را بررسی می‌کنند. 

• جمعیت‌شناختی (Demographic) 

          ابعاد جمعیتی مانند جنسیت، سن، موقعیت مکانی، ارشدیت و موارد دیگر، در ارزیابی‌ها مورد توجه قرار می‌گیرند. با درک این که گروه‌های مختلف افراد در سازمان نسبت به سایت‌ها و فرهنگ                 شرکت چه احساسی دارند، تیم‌های منابع انسانی می‌توانند تغییرات آگاهانه‌ای را اعمال کنند، که مشارکت کارکنان و درنهایت عملکرد را بهبود بخشد. در داشبورد‌های منابع انسانی جهت پرورش                 نیروی کار متنوع می‌توان از این هدف‌ها استفاده نمود. 

در نهایت بعد از آشنایی با اهمیت مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها جهت اجرایی کردن این ابزار در سازمان به سراغ راهکارهای عملی می‌رویم.  جهت عملی کردن کنترل منابع انسانی باید طرز استفاده از داشبورد منابع انسانی را بلد باشیم تا نتیجه‌ی خوب و مطلوبی را کسب نماییم. برای داشتن بهترین راهکار در تهیه داشبورد منابع انسانی گام‌های زیر را اجرا نمایید.

 کوچک شروع کنید

یکی از بهترین راهکارها در بخش‌های مختلف کوچک شروع کردن کار است. ایجاد هر نوع گزارش در سازمان نه‌تنها کمکی به بهبود وضع سازمان نمی‌کند بلکه سبب افزونگی در سازمان می‌شود، سعی کنید با تمرکز گسترده شروع کنید، و به بینش‌های بسیار عمیق دست یابید و در نهایت یک خروجی مناسب و داشبوردی مناسب وضعیت و هدف سازمان ایجاد نمایید. بهترین راهکار استفاده از داشبورد منابع انسانی برداشتن قدم‌های کوچک و پیوسته است. به عنوان مثال فرض کنید که شما علاقمند به یادگیری در مورد برابری جنسیتی در سازمان خود هستید، در آن صورت می‌توانید با نگاه کردن به تفکیک کلی ضمایر توجیحی کارمندان شروع کنید. سپس در مرحله دوم به ابعاد خاص‌تری مانند ارشدیت، تصدی شغل و ترفیعات بپردازید.

مرتب کار کنید

دومین راهکار در تهیه  داشبورد منابع انسانی بهینه، مرتب کارکردن است. هیچ قانونی وجود ندارد که بگوید یک داشبورد برای همه کسب و کارها مناسب است. اگر سعی کنید با داشبورد بیش از حد بارگزاری شده، خواسته‌های همه را برآورده کنید در نهایت با شکست مواجه خواهید شد. به جای این که داشبورد خود را با اطلاعات اضافه پرکنید، داشبوردهای متعدد و مناسب هر کسب و کار را تهیه نمایید و بطور پیوسته منابع خود را تکمیل نمایید.

زمان بندی شده کارهایتان را انجام دهید

این واقعیت که داشبوردها به صورت پویا در زمان واقعی به روز می‌شوند، چیزی است که آن‌ها را برای تیم‌های منابع انسانی بسیار ارزشمند می‌کند. تیم‌هایی که باید بتوانند سریع‌تر از همیشه فکر و عمل کنند را ایجاد نمایید و به ترتیب اولویت معیارهای را بررسی و در تهیه داشبوردها پیش روید.

شرکت تکروسیستم با طراحی نرم‌افزارهای سازمانی مختلف و ماژول‌های کاربردی در حوزه‌های مختلف از جمله حوزه منابع انسانی و داشتن ماژول حقوق دستمزد که فرایندهای مربوط به منابع انسانی را بطور کامل پوشش می‌دهد امکان تهیه داشبوردهای مدیریتی را فراهم نموده است و مشتریان ما که چندین سال است داده‌های خود را در نرم افزار یکپارچه تکروسیستم ذخیره کرده‌اند در حال حاضر به راحتی و بصورت یکپارچه می‌توانند داشبوردهای کاربردی در حوزه منابع انسانی طراحی نمایند و در تصمیمات مدیریتی آگاهانه اقدام نمایند.