ابتدا در حوزه مدیریت فرایندها با مفاهیم این حوزه آشنا می شویم تا با درک درست از آن ها تفاوتشان با برنامه ریزی منابع سازمانی بررسی کنیم

BPM چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار(Business Process Management)  پایه و ریشه مفاهیم مدیریت فرایندها می باشد و ابزاری جهت بهبود مستمر فعالیت ها در سازمان ها است. این مفهوم اولین بار توسط تیلور و در کتاب "قواعد مدیریت علمی" بیان شد. روش BPM به بکار بردن روش های بهبود مستمر فرایندهای سازمان را بررسی وبهبود می دهد. از جمله مزایای BPM شامل موارد زیر است

· توسعه و تعالی سازمانی

·  ایجاد مزیت رقابتی

· جلب رضایت مشتری

·  ایجاد چابکی در سازمان

· یکپارچگی بین اجزا سازمان

BPMN چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار(Business process Management Notations) شامل  علایم، روش ها و ابزارهایی می باشد که جهت مدلسازی فعالیت های سازمان ها کاربرد دارد. این ابزار به عنوان یک استاندارد یک زبان مشترک در بین سازمان ها ایجاد نموده و بطور مستمر فرایندهای سازمان را بررسی و بهبودهای لازم را اعمال می کند.

BPMNS چیست؟

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار(Business Process Management Notation System) به معنی روش اجرایی کردن استاندارد BPMN  بوده و مدل های ایجاد شده توسط استاندارد BPMN را در سازمان ها پیاده سازی می کند.

سازمان ها زمانی که به سطح مشخصی از تکنولوژی برسند می توانند در سطح استانداردهای جهانی فعالیت کنند، به عبارت دیگر زمانیکه به بلوغ برسند می توانند از مفاهیم مدیریت فرایند که توضیح داده شد استفاده کنند.

سطح بلوغ سازمان ها را می توان با معیارهای زیر بررسی و مقایسه نمود

· آگاهی و اطلاع رسانی

با شناخته شده تر شدن سازمان و به نوعی معروف شدن سازمان، سطح اطلاع رسانی سازمان بالاتر رفته و به عبارتی به سطح بلوغ می رسد.

· سیاست و رویه ها

سازمانی که فعالیت های خود را به سطح فرایندهای استاندارد بین المللی برساند، با همسان سازی روش های روش های اجرایی خود به مرحله بلوغ نزدیک شده و فعالیت های خود را در سطح مطلوب اجرا می کند

·  اتوماسیون

رسیدن سازمان ها به سطح اتوماسیون نشانگر سیستماتیک شدن روش های اجرایی سازمان ها می باشد. سیستماتیک شدن فعالیت در سازمان نیز سبب رسیدن سازمان به بلوغ می شود.

· مهارت و تجربه

سازمانی که دارای نیروی کار با مهارت و تجربه کافی باشد، فعالیت های خود را در سطح مطلوب اجرا نموده، میزان خطا و دوباره کاری اش کاهش یافته و به تبع به مرحله بلوغ نزدیکتر می شود

· مسولیت و پاسخگویی

سازمان در کنار اجرای فعالیت های جاری وعمومی خود همواره در مقابل مشتریان خود باید پاسخگو باشد. داشتن حس مسولیت در پاسخگویی برای سازمان ایجاد اعتبار نموده و از این مسیر نیز سازمان به بلوغ و تکامل نزدیکتر می شود

· هدفگذاری و اندازه گیری

داشتن هدف برای سازمان سبب تمرکز انرژی و جهت دهی حرکت اعضای سازمان می شود. سازمان ها با تعریف اهداف واضح و اندازه گیری مستمر آن ها سبب ایجاد شفافیت در وضعیت سازمانی خود شده و با رسیدن به شفافیت سازمان به مرحله ی بلوغ نیز نزدیکتر می شود.

با معرفی مفاهیم اولیه این حوزه و آشنایی با آن ها در ادامه مزایا و ویژگی این فرایندها را بررسی می کنیم

مزایای استفاده از BPMN در سازمان ها

·  ایجاد زبان استاندارد بین سازمان ها و صنایع با حوزه کاری مشترک

·  استفاده از ابزارهای گرافیکی جهت نمایش فرایندهای سازمان که قابلیت انتقال مفهوم بهتر و موثرتر از روش های غیر گرافیکی را دارد

·  امکان ترکیب چند روش و ارائه راهکارهای مناسب جهت مدیریت فرایندهای سازمان

· امکان توسعه و تکامل توسط به روزرسانی ها در برنامه ها وجود دارد

·  ارائه مبنا و اصولی برای اجرای فعالیت های مدیریت فرایندها

·  امکان سفارشی سازی با نیازهای مشخص سازمان

·سازگاری با موبایل

· یادگیری آسان فرایندها

· افزایش بهره وری

·  صرفه جویی زمانی

معایب و مشکلات پیاده سازی BPMN ها در سازمان ها

· تعداد بالای نمادها

· پیچیدگی مشخصات و فرایندها

·  عدم یکپارچکی اجزا مختلف فرایندهای BPMN

·  پشتیبانی ناکامل از طرف شرکت های ارائه کننده خدمت

·  وجود خطا در بکارگیری فرایندها

ابزارها و نرم افزارهای کاربردی  در کاربرد BPMN

نرم افزارها در دسته بندی های مختلف آماده و ارائه شده اند و بطور کلی در دو دسته بندی کلی ارائه شده اند

·   نرم افزارهای تجاری و استاندارد

·  نرم افزارهای داخلی

از جمله نرم افزارهای استاندارد و رایج در حوزه مدیریت فرایند

۱-  نرم افزار Activiti BPMS
۲-  نرم افزار Cummunda BPMS
۳-  نرم افزار Bonita BPMS
۴- نرم افزار ProcessMaker
۵- نرم افزار Bizagi
۶- نرم افزار Oracle BPM

نرم افزارهای داخلی نیز بصورت سفارشی برای کسب و کارها قابل تعریف و پیاده سازی است.

مراحل اجرایی مدیریت فرایند کسب و کار

·         طراحی: ابتدا افراد مسئول و کارشناسان تحلیل فرایند وضعیت سازمان را بررسی می کنند و تغییرات لازم را مشخص نموده و فرایندهای امکان پذیر و مورد نیاز  را طراحی می کنند

·         مدلسازی: در مرحله ی بعد برای فرایند طراحی شده طبق استانداردهای مدیریت فرایند مدل مناسب ایجاد می شود

·         اجرا: بعد از تایید مدل ایجاد شده ابتدا در حالت آزمایشی و در ابعاد کوچک مدل ایجاد شده اجرا می شود وپس از بررسی بازخوردها در ابعاد بزرگ سازمان به مرحله ی اجرا و تغییر وارد می شود

·         نظارت: با جامعیت یافتن طرح در سازمان، مسولان مدیریت فرایند باید نظارت مستمر بر اجرای فرایندها و مرحل اجرایی داشته باشند

·         بهینه سازی: بعد از طی دوره ای از اجرای فرایند، و دریافت بازخوردها در مورد اصلاحات طرح پیاده سازی شده باید بررسی صورت گیرد و بهینه سازی مستمر انجام گیرد

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟

با بزرگ شدن ابعاد سازمان ها امکان مدیریت مستقیم و کامل تمام بخش های آن غیر ممکن می شود و در سال های اخیر ERP ها که با یک دید کلی سازمان را بررسی میکنند به کمک سازمان ها آمده اند. نرم افزارهای ERP بصورت ماژولار تمام بخش های سازمان  از جمله تولید، حسابداری، فروش و منابع انسانی و .... را بررسی می کنند و جهت اداره سازمان برنامه کلی و یکپارچه ارائه می دهند.

ERP ها به دو صورت ابری (Cloud) و اختصاصی (On-promise) قابل ارائه هستند. در حالت اول تمام اطلاعات سازمان در سرور ارائه دهنده ی نرم افزار قرار دارد و در حالت دوم خریدار نرم افزار خود مالک تمام اطلاعات نرم افزار می باشد که این شرایط امکان سفارشی سازی در سطوح بالاتر را برای نرم افزار فراهم می کند

اکنون با مفهوم هر دو حوزه BPMNS و ERP ها آشنا شدیم و می توانیم تفاوت های آن ها و شرایط را بصورت مقایسه ای بررسی کنیم.

مقایسه BPMS و ERP ها

هر دو ابزار جهت ایجاد یکپارچگی و نظام مند کردن فرایندها در سازمان ها کاربرد دارند و در سال های اخیر که پیچیدگی سازمان ها افزایش یافته است اهمیت شناخت و بکارگیری این ابزارها بیشتر شده است.

نرم افزارهای BPMS بصورت اختصاصی و با تاکید بر جزئیات فرایندهای سازمان به دنبال ایجاد سیستم یکپارچه می باشند و با اصلاح فرایندها روند انجام فعالیت ها را اصلاح می کنند. به عبارت دیگر نرم افزار BPMS بصورت مرحله به مرحله فرایندهای سازمان را بررسی و موانع و گلوگاه ها را بررسی واصلاح می کند تا سازمان به سطح استاندارد فرایندهای سازمانی برسد.

در مقابل نرم افزارهای ERP با برنامه های از پیش آماده شده  و بصورت ماژولار و فرایندهای سازمان را به سمت استاندارد شدن پیش می برد. و ویژگی اصلی آن ها ایجاد یکپارچگی و چابکی در سازمان است ERP ها در فعالیت های سازمان ایجاد سهولت و یکپارچگی می کند.

 درنهایت می توان نتیجه گرفت ویژگی نرم افزارها منحصر به فرد بوده و هر یک به نحوی و در جایگاه مشخص در سازمان ها کاربرد دارد ERP ها بصورت کلی و وسیع سازمان ها را بررسی می کنند ولی BPMS ها بصورت اختصاصی و با توجه به جزئیات فرایندهای سازمان به سمت استانداردسازی فعالیت می کنند تا در نهایت در سازمان ایجاد حالت استاندارد و یکپارچگی می کنند.

 می توان نتیجه گرفت در سازمان هایی که به بلوغ نرسیده اند استفاده از ابزارهای BPMS  مناسب تر بوده و سازمان را به سمت یکپارچگی سوق می دهد و زمانی که سازمان به سطح استاندارد نزدیکتر شد و فرایندها در سطح مطلوب اجرا شدند می توان از سیستم های ERP استفاده نمود و در سازمان یکپارچگی ایجاد کرد.