کلیات پروژه
نام شرکت: پی‌کاو
نوع کسب‌وکار: عمرانی
صنعت: ساختمان
راهکارهای پیشنهادی: مدیریت پروژهها، مدیریت اسناد، بحث‌وگفتگو و تقویم
شرکت عمرانی پی‌کاو از سال 1369 در شهر تبریز آغاز به فعالیت نمود و با اجرای پروژه‌های ساخت‌وساز متنوع در حوزه‌های مسکونی، صنعتی و تولیدی فعال بود. این مجموعه با توسعه‌ی سازمان خود و افزایش پروژه‌های کاری به‌تبع نیروی کار و مجموعه ابزارهای خود را به‌روزرسانی نمود. در کنار نرم‌افزارهای تخصصی این صنعت، مدیریت تیم‌ها و پروژه‌های مجموعه پی‌کاو نیاز به نرم‌افزارهای به روز نیز داشت.
چالش‌ها
با توجه به نوع فعالیت این مجموعه، فرایند اجرای پروژهها نیاز به نیروهای کاری ستادی و عملیاتی داشت و مدیریت این نیروها بصورت غیرسیستمی برای سازمان مشکل‌ساز بود و از سوی دیگر افزایش تعداد پروژهها نیاز به سازماندهی و مدیریت یکپارچه داشت. با توجه به حوزه‌ی کاری مربوطه حجم اسناد و مستندات سازمان بالا است. عموما هر پروژه تعداد زیادی نقشه و قرارداد و برگههای بازرسی دارد که نیاز دارند بصورت منظم دسته‌بندی شده و قابل ردیابی باشند.
در سال 1402 جناب آقای دکتر اصلانزاده به عنوان مدیرعامل شرکت پی‌کاو چالش‌های کاری خود را با شرکت فنی‌‌ومهندسی تکروسیستم مطرح نمود و در این مرحله فعالیت مشترک بین دو مجموعه آغاز شد و تیم تخصصی از شرکت تکروسیستم برای تحلیل وضعیت سازمان مشتری ایجاد شد. طی جلسات مشترک سعی کردیم وضعیت جاری و مشکلات مشتری را شناسایی نماییم و در ادامه راهکار مناسب و اجرایی ارائه نماییم.
راهکارهای پیشنهادی
با توجه به اینکه سیستم جامع ERP تکروسیستم ساختاری ماژولار دارد و برای نیازها و مشکلات سازمان‌ها راهکارهای متفاوت و مناسب ارائه می‌کند. در این پروژه‌ی همکاری بین شرکت‌های تکروسیستم و پی‌کاو برحسب مشکلات جاری در شرکت پی‌کاو راهکارهایی بصورت زیر پیشنهاد شد و بعد از تایید و فازبندی در سازمان مشتری استقرار داده شد.
- مدیریت پروژهها
هر پروژه دارای فازها و وظایف اجرایی مختلفی است که به افراد مختلف تیم هر پروژه محول می‌شود و تا پایان پروژه نیاز به پیگیری دارد. با توجه به‌اینکه کنترل غیرسیستمی پروژهها کاری غیرحرفه‌ای می‌باشد، در سال‌های اخیر نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژهها ایجاد و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفتند. از طریق نرم‌افزارهای مدیریت پروژه فازهای هر پروژه تقسیم‌بندی و زمانبندی می‌شود و تا پایان پروژه فرایندها بطور کامل قابل پیگیری است. ماژول مدیریت پروژه به عنوان یکی از ماژول‌های سیستم جامع ERP فرایند مدیریت پروژه را از آغاز تا پایان پوشش می‌دهد و از طریق ارائه گزارشات مختلف مدیریت پروژهها را مستند می‌کند. در فاز اول ماژول مدیریت پروژه در شرکت پی‌کاو را‌ه‌اندازی گردید. - اسناد
با توجه به درخواست مشتری برای مدیریت مستندات و ساماندهی به اسناد سازمان در یک سیستم یکپارچه، ماژول اسناد سیستم جامع ERP تکروسیستم به ایشان پیشنهاد گردید و با توجه به امکانات ماژول اسناد در نظم‌دهی به اسناد با ایجاد فضاهای کاری برای هر بخش و امکان اشتراک‌گذاری و درخواست اسناد بین بخش‌های مختلف مدیریت اسناد پی‌کاو بطور کامل پوشش داده‌شد. - ماژول‌های پایه جهت مدیریت ارتباطات درون سازمانی
شرکت پی‌کاو برای ارتباط بین پرسنل و انتقال پیام‌های خود از پیام‌رسان‌های عمومی استفاده می‌کردند و این عامل باعث ایجاد پراکندگی اطلاعاتی و عدم هماهنگی در سازمان می‌گردید. بطور خیلی آسان و از طریق ماژول‌های پایه توانستیم به ارتباطات و انتقال پیام داخل سازمانی شرکت پی‌کاو ساماندهی نماییم و حجم زیادی از نارضایتی پرسنل را کاهش دهیم. ماژول بحث‌وگفتگو به عنوان یک سوشال داخلی در کنار سایر ماژول‌ها در بسته‌ی مشتری نصب گردید و هر کاربر امکان ارسال فایل صوتی و متنی را بدست آورد و همچنین امکان ایجاد جلسات آنلاین از طریق این ماژول برقرار است. ماژول تقویم با ایجاد امکان ثبت زمان جلسات به قرارهای کاری این مجموعه نظم داد و فرایندهای هماهنگی را نیز سیستمی نمود که این بخش برای مدیریت جلسات مدیریتی کاربرد بسیاری داشت.
ماژول‌های نصب‌شده
نتیجه‌گیری
با توجه به نوع کسب‌وکار صنایع ساختمانی و پراکندگی نیروهای کاری این حوزه، نیاز به یک نرم‌افزار جامع که بطور شفاف در دسترس پرسنل قرار بگیرد تقاضای اکثر کسب‌وکارها می‌باشد. در این پروژه همکاری بین پی‌کاو و تکروسیستم با موفقیت پیش رفت و بعد از تحلیل نیاز و مشخص شدن راهکار اجرایی با دارا بودن راهکار جامع و تحت وب فاز استقرار را شروع کردیم و بترتیب ماژول‌ها را نصب و را‌ه‌اندازی نمودیم. با گذشت بیش از 11 ماه از تحویل سیستم ERP و عملیاتی شدن در شرکت پی‌کاو شاهد این هستیم که مشتری از نرم‌افزار به‌طور کامل استفاده می‌کند و مشکلات مطرح شده‌ی آن‌ها بطور کامل رفع شده‌است و حوزه‌ی ارتباطی بین کارکنان و مدیریت پروژهها به یکپارچگی رسید.