اطلاعات مورد نیاز برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان و خطاهای رایج مرتبط با آن

فاکتورهای سامانه مودیان چند نوع است

به صورت فروش معمولی:
که همان برگه فروش ساده می‌باشد و اطلاعات معمول پر می‌شود.

به صورت پیمانکاری:

در این صورت حتما باید شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده مقداردهی شود که برای نمایش آن باید  از  تنظیمات تیک شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده در فروش و برگشت را بزنید.
توجه داشته باشید که مقدار این فیلد از سامانه مودیان مقداردهی می‌شود برای آموزش آن در لینک کلیک کنید.
این شناسه در کارپوشه حتما باید ابتدا توسط کارفرما تایید شود سپس استفاده شود در غیر این صورت هنگام ارسال خطا خواهد داد.

به صورت صادراتی:

این فاکتور برای آن دسته از صورتحساب‌هایی است که مرتبط به گمرک می‌باشد یعنی اگر مشتری  فروشی را به صورت ریالی انجام نداده و به صورت دلاری بوده است اما اطلاعات گمرکی ندارد شامل این نوع فاکتور نمی‌شود( در نتیجه هر فاکتوری که اطلاعات کوتاژ و گمرک را داشته باشد صادراتی است)

توجه داشته باشید که سامانه مودیان به اطلاعات گمرک وصل است و در صورتی عدم تطابق فاکتور ارسالی به مودیان و اطلاعات صادرات و کوتاژ شامل جرایم بسیار سنگین خواهد بود.

در این نوع فاکتور اطلاعات صادرات و واردات (تمامی اطلاعات به جز نام شرکت اظهاری و نوع فروش)

نرخ ارز -نوع ارز وزن خالص و سایر اطلاعات مرتبط با فاکتور صادراتی اجباری  است و همچنین برای این نوع فاکتور ها حتما باید در لایسنس ارز فعال باشد.

توجه داشته باشید که وزن خالص کالاهای مودیان از قسمت تعریف کالا از فیلد وزن برداشته می‌شود نه وزن خالص.

فاکتور های دیگری نیز وجود دارد که ما از آن‌ها استفاده نمی‌کنیم مثل قبوض و بلیط هواپیما و جواهرات - طلا

مشتریان  سامانه مودیان چند نوع هستند

حقیقی:

اگر شناسه اقتصادی داشته باشند می‌توانند فقط آن را مقداردهی کنند

اگر شناسه اقتصادی نداشته باشند حتما باید کد ملی و هم کد پستی را مقداردهی کنند اگر یکی از این موارد صحیح نباشد در کارپوشه اطلاعات مشتری را نمایش نمی‌دهد و به صورت مصرف کننده نشان می دهد(عدم نیاز به واکنش)

حقوقی:

فقط کد اقتصادی کافی است و پر کردن سایر موارد اختیاری می‌باشد.

مشارکت مدنی:

فقط کد اقتصادی کافی است و پر کردن سایر موارد اختیاری می‌باشد و توجه داشته باشید که تعداد کاراکتر آن 11 رقم می‌باشد.

اتباع غیر ایرانی:

در قسمت شناسه اقتصادی کد اتباع غیر ایرانی مقداردهی می‌شود (این مورد برای فاکتورهای صادراتی نیست و در فاکتورهای صادراتی اطلاعات مشتری نیاز نیست مقداردهی شود) برای مشتریانی که با اتباع غیر ایرانی داد و ستدی دارند.

مصرف کننده نهایی:

این نوع مشتری شامل اعتبار مالیاتی نیست و نیازی به پرکردن اطلاعات نیز نمی‌باشد توجه داشته باشید که در فاکتورهایی با مبالغ بزرگ دارایی به این فاکتورها حساس است و اگر مشتری آن فاکتور مصرف‌کننده نباشد شامل جرایم بزرگ است و این نوع فاکتورها معمولا با حالت دوم ارسال می‌شوند

نکته: در فاکتورهای ارسالی این نوع مشتری اگر کالا شامل مالیات باشد حتما باید تیک مالیات گذاشته شود، شامل اعتبار مالیاتی نبودن به این مفهوم نیست مبلغ مالیات صفر باشد در غیر این صورت سامانه خطای نرخ و مبلغ مالیات را خواهد داد.

توجه داشته باشید که از طریق کلیک در لینک می توان اطلاعات کد ملی و شناسه اقتصادی را بررسی کنید که آیا صحیح است یا خیر

کالا ها در سامانه مودیان چند نوع هستند:

1- کالاهای معمولی  2- کالاهای خدماتی :

که یا شامل اعتبار مالیاتی هستند

که در این صورت حتما باید تیک مالیات گذاشته شود و اگر کالایی نرخی به غیر از نرخ تعیین شده در سال مالی جاری داشته باشد از قسمت تعاریف کالا قسمت نرخ مالیات مقداردهی می‌شود.

یا شامل اعتبار مالیاتی نیست:

تیک مالیات را ندارد و نرخ  آن صفر رد می‌شود

توجه داشته باشید که در هنگام جایزه بودن کالا و داشتن تیک جایزه نرخ آن ارسال می‌شود و برای موارد و هزینه‌هایی مثل حمل‌ونقل باید کالا تعریف شود و شناسه آن از نوع حمل‌ونقل  یا ... (خدمات) ثبت شود و همچنین در فاکتور به صورت ردیفی از فروش مقداردهی می‌شوند و مبلغ آن در آن قسمت نوشته می‌شود

بررسی شناسه کالا و نرخ آن از طریق این لینک قابل بررسی می‌باشد.

که از شرح یا کد کالا میتوانید آن را بیابید.

برای مشتریانی که واحد کالایی میخواهند که در برنامه ما نیست از این داکیومنت بررسی گردد اگر در این لینک بود ولی در سیستم ما نبود اطلاع داده شود که اضافه کنیم

نکات کلی فاکتورها

-مرتب‌سازی برگه‌ها به این صورت است که تاریخ آخرین فاکتور ارسال شده به سامانه مودیان را برمیدارد تا از آن تاریخ به بعد مرتب‌سازی شود و فاکتورهای ارسال شده به سامانه مودیان قابل مرتب‌سازی نیستند.

-اگر افزایش اعتبار برای شرکتی صورت نگرفته باشد و سقف فروش آن از حد مجاز رد شده باشد  فاکتورهای آن شرکت در سامانه به صورت عدول قرمز رنگ دیده می‌شود که یعنی برای مشتریان آن فاکتور اعتبار مالیاتی شامل نمی‌شود و نباید مشتری آن فاکتور، آن فاکتور را تایید کند زیرا در این صورت قبول کرده است که اعتباری برایش صورت نگیرد.

راه کار از سمت سامانه مودیان چیست؟

به این لینک مراجعه کنید تا با استفاده از آن نحوه افزایش اعتبار از مودیان و اینکه کلا به چه مفهوم است را بیاموزید

حال راه کار از سمت برنامه چیست؟

برای این فاکتورها باید فاکتور اصلاحی صادر کنید (اگر تاریخ فاکتور 21 روز را رد شده باشد تاریخ را  تغییر و ارسال نمایید)

- در فاکتور نمی‌توان از تخفیفات حجمی استفاده کرد ولی از تخفیفات مالیات می‌توان استفاده کرد

- اگر فاکتور دچار عدول شده باشد باید به صورت اصلاحی ارسال شود

-سایر مبالغ و هزینه‌ها قابل ارسال نیست مثل هزینه حمل و نقل و ...

- اگر خطای مبلغ مالیات یا مجموع کل را داشتید تیک مالیات را بردارید و دوباره بگذارید تا تغییرات مبلغ روی فاکتور اعمال شد و فاکتور را ذخیره نمایید

- اگر هنگام ارسال فاکتور بخواهد شعبه مشتری نیز ارسال شود باید از تنظیمات سیستم قسمت حسابداری نام فیلد 2 را به شعبه اختصاص دهند و از ویرایش اطلاعات مشتری کد شعبه را در قسمت فیلدهای اضافه مقدار دهی کنند.

- اگر مشتری بخواهد شعبه خودش را نیز ارسال کند باید این تنظیمات اعمال شود

تنظیمات سیستم، منو ارسال مالیات، نوع کد که کد شعبه در آن قرار دارد را از  بخش حسابداری مربوط به  شعبه انتخاب می‌کند (معین یا تفضیل یا جز می‌باشد)  و طول لایه آن را نیز می‌نویسد و ذخیره می‌کند سپس در بخش ویرایش حسابداری به آن کد شعبه رفته و در فیلد 2 که قبلا با نام شعبه ایجاد کرده است کد شعبه را مقداردهی می‌کند و پس از آن فاکتور های مشتری به صورت شعبه‌بندی شده ارسال می‌شود.

- اگر در فرم مدیریت ارسال نوع مشتری فاکتور نامعلوم بود به تنظیمات سیستم رفته از منو حسابداری طبق عکس روی تفضیلی بگذارید

- درنظر داشته‌باشید که تاریخ ارسالی فاکتور طبق آخرین تغییرات مودیان باید در بازه 21 روزه باشد

- در فاکتورهای صادراتی تاریخ کوتاژ نمی‌تواند از تاریخ برگه فروش بیشتر باشد

- نوع صورتحساب در انتظار صحت از سمت سامانه خطا نمی‌باشد وضعیتی است که فاکتور به سامانه ارسال شده ولی هنوز از سمت سامانه بررسی نگردیده است و در صف قرار دارد تا بررسی شود در این صورت دوباره ارسال به سامانه را بزنید تا وضعیت آن مشخص گردد و همچنین می‌توانید تیک مشخص شدن وضعیت در انتظار صورتحساب را بزنید تا به دفعات از سمت سامانه بررسی گردد در صورتیکه تمایل نداشتید بررسی ادامه یابد تیک را بردارید پس از یک بار بررسی اگر تیک ادامه ارسال فعال باشد فاکتورهای دیگر بررسی می‌گردد(ورژن برنامه مودیان حتما باید 8 باشد تا این تغییرات را ببینید)

خطا ها

*نکته طلایی * برای حل خطا لطفا ابتدا آخرین آپدیت را اعمال کنید اگر جواب نداد سایر مواردی که نوشته شده است را بررسی کنید.

1- توضیحات و خطاهای رایج در  فاکتورهای اصلاحی فروش و برگشت از فروش:

تمامی موارد در فاکتور اصلاحی قابل تغییر است به غیر از اطلاعات مشتری(کد ملی- کد پستی– شناسه اقتصادی- کد شعبه) و اطلاعات کالا (شناسه کالا– درصد کالا- اضافه کردن یک سطر یا حذف یک سطر از فاکتور)

اگر تغییر این موارد مود نیاز باشد ابتدا فاکتور باید ابطال شود سپس ارسال شود سپس از اول ایجاد و ارسال شود

خطای شناسه اقتصادی یا کدملی به همراه الگو به این معنی است که پس از ارسال فاکتور فروش این اطلاعات تغییر پیدا کرده‌است و الان امکان ارسال نیست در نظر داشته باشید که شناسه کالا یا نرخ هم همینطور است.

در این صورت از کارپوشه فاکتور فروش را باز کرده و این اطلاعات را مطابق آن بزنید و اگر نیاز به تغییر بود ابتدا مثل کارپوشه تغییر دهید سپس ابطال کنید (در نظر داشته باشد که چون فاکتور  تبدیل به فاکتور اصلاحی شده و هنوز به سامانه ارسال نشده که وضعیت آن ارسال‌شده باشد دکمه ابطال غیر فعال است برای این منظور باید برگه را از حالت اصلاحی خارج شود و باید با پشتیبانی تماس بگیرید)

در مشتری‌هایی که فاکتورهای فروش آن‌ها دو مرحله ایست فقط در ریالی تغییرات را اعمال و سپس ارسال کنید

تاریخ فاکتور قابل تغییر است اما باید در بازه 21 روزه باشد

در صورتیکه برگشت از فروش تایید نشده باشد امکان ارسال اصلاحی وجود ندارد تا آن فاکتور برگشت از فروش تایید شود در غیر این صورت خطای شماره مالیاتی مرجع خواهد داد.

2- توضیحات و خطاهای رایج در فاکتورهای ابطالی  فروش:

تاریخ باید در بازه 21 روزه باشد و همچنین اطلاعات مشتری تغییر نیابد اگر هنگام ارسال خطای مجموع صورتحساب داده شد قطعا فاکتورها را با آپدیت‌های قبلی ارسال کرده‌اند و نیاز به بررسی می‌باشد.

3- توضیحات و خطاهای رایج برگشت از فروش:

  - مبلغ و تعداد فاکتور بر اساس فروش – منهای برگشت از فروش، محاسبه می‌شود

    تعداد فروش= 10         تعداد برگشت =3       تعداد در کارپوشه =7

-  اگر قبل از این فاکتور برگشتی فاکتور برگشت داده شده دیگری نیز برای این مرجع وجود داشته باشد حتما  باید در کارپوشه توسط مشتری آن فاکتور تایید شده باشد اگر هم به صورت مصرف‌کننده نهایی بود پس از 30  روز تایید سیستمی می‌شود اگر تایید نشده باشد خطای شماره مالیاتی مرجع خواهد داد

  -در فاکتور برگشت از فروش نباید شناسه کالا و نرخ مالیات و اطلاعات مشتری نسبت به فروش تغییر یابد

  -اگر تمامی اقلام برگشت داده شوند فاکتور به صورت ابطالی ارسال خواهد شد(فاکتور ابطالی که مرجع آن فروش است یعنی فاکتور فروش  ابطال خواهد شد)

4- خطاهای رایج سامانه مودیان:

در حالت کلی در هر خطایی که در آخر آن الگو نوشته شده‌باشد به همراه یک عدد، باید طول رشته بررسی  گردد ( مگر اینکه فاکتور اصلاحی ، ابطالی یا برگشت از فروش باشد که قبلا توضیح داده شده است)

برای مثال اگر خطا داد که شناسه اقتصادی طبق الگوی 14 منطبق نیست به این معنی است که شخص حقیقی یا حقوقی است ولی طول شناسه اقتصادی آن از 14 کم تر یا بیشتر است پس در این حالت طول مقدار آن فیلد بررسی گردد

مقدار فیلد تاریخ و زمان صدور صورتحساب (میلادی) از لحاظ قواعد محاسباتی و منطقی معتبر نیست

در بازه 21 روزه قرار ندارد و یا تاریخ برگه از تاریخ جاری بیشتر است

مقدار فیلد نرخ مالیات بر ارزش افزوده با اطلاعات سامانه منطبق نیست- یا شناسه کالا منطبق نیست

در این صورت سایتی که برای بررسی کالاها بود بررسی گردد اگر نرخی جدای از نرخی بود که به برنامه داده بود یا شناسه کالا صحیح نبود آن را تغییر دهید (در بالا توضیح داده‌شد)

این خطا در هنگام عدم اتصال به سامانه نمایان می‌شود خطایی که در متن خود عبارت  TaxCollection را دارد

در این صورت شناسه یکتای مالیاتی از سمت کارپوشه غیر فعال شده‌است و باید دوباره شناسه بگیرید با گرفتن دوباره شناسه مالیاتی شناسه مالیاتی قبلی فعال می‌شود، در نظر داشته باشید که پس از فعال شدن دوباره تست اتصال را بزنید و اگر باز هم خطا داد دوباره شناسه بگیرید تا شناسه جدیدی به شما دهد

و همچینین در نظر داشته باشید که شناسه قبلی را اصلا نباید غیر فعال کنید و به آن دست نزنید

خطای مبلغ تخفیف یا خطای مبلغ پس از تخفیف صحیح نیست:

به این معنی نیست که آن فاکتور حتما شامل تخفیف است

نحوه محاسبه مبلغ قبل از تخفیف= قیمت * تعداد 

نحوه محاسبه مبلغ پس از تخفیف=(قیمت * مبلغ)- تخفیف

در این حالت معمولا با برداشتن تیک مالیات و گذاشتن آن مبالغ به حالت جدید محاسبه شده و خطا رفع می‌گردد.

و همچنین باید بررسی گردد که مبلغ تخفیف بیشتر از مبلغ کل نشود

***خطای شماره مالیاتی :***

اگر خطای شماره مالیاتی داد کارپوشه را بررسی کنید و در صورت وجود با پشتیبانی تماس بگیرید تا فاکتور را به حالت ارسال شد تبدیل کنند.