شرکت فنی مهندسی تکروسیستم- مجری طرح های جامع انفورماتیک 

آموزش ماژول مدیریت پروژه 

  نسخه 01

پروژه‌ها فعالیت‌های موقتی هستند که از اجزا مختلف تشکیل شده‌اند. مدیریت پروژه‌ها نیازمند تعریف فرایندی می‌باشد تا از طریق آن روند اجرای پروژه مستند و کنترل گردد. پروژه‌ها عموما از دو بعد زمان و فعالیت‌ها نیاز به کنترل و نظارت دارند. برای مدیریت کارآمد پروژه‌ها نیاز به استفاده از زبان مشترکی است که از طریق آن بتوان وضعیت پروژه‎‌ها را بررسی و کنترل نمود. استاندارد PMBOK یک استاندارد بین‌المللی معتبر می‌باشد که طی 5 گام فرایندهای لازم برای مدیریت پروژه را بیان می‌کند.


برای اجرای گام‌های این استاندارد و انجام فعالیت‌های مربوط به هر گام استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی موثر و گاها الزامی می‌باشد. نرم‌افزارهایی که امکان برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و کنترل اجرای آن‌ها را داشته باشند در حوزه‌ی مدیریت پروژه کاربردی خواهند بود.

نرم‌افزار مدیریت پروژه تکروسیستم به عنوان یک ماژول مستقل که با سایر برنامه‌های تکروسیستم نیز یکپارچه می‌باشد و به عبارت بهتر یک ماژول  از مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه  ERP تکرو‌سیستم می‌باشد، بطور کامل فرایند‌های معرفی شده در استاندارد PMBOK را شامل می‌شود و از طریق این ماژول می توان یک پروژه را از مرحله‌ی ابتدایی تا انتهایی بطور کامل برنامه‌ریزی و کنترل نمود.

در ادامه قابلیت‌های برنامه و نحوه استفاده از این ماژول را بررسی خواهیم کرد.

تعاریف

مراحل پروژه: موقعیت پروژه را به لحاظ اجرا نشان می دهد. بطور معمول یکی از چهار حالت در جریان، در صف انجام، انجام شد و لغو شد را می تواند شامل شود.

وضعیت پروژه: میزان پیشرفت پروژه را در  به روز‌رسانی‌های با استفاده از نماد‌های رنگی و چهار حالت نشان می‌دهد. طبق برنامه (سبز)، در ریسک (نارنجی)، خارج از مسیر (قرمز) و در انتظار (آبی) نشان‌دهنده حالت‌های مربوط به وضعیت پروژه می‌باشند.

وظایف: هر پروژه از تعدادی وظیفه تشکیل می‌شود که با انجام آن‌ها پروژه تکمیل می‌شود. وظایف در نرم‌افزار مدیریت پروژه تکروسیستم همان فعالیت‌ها در استاندارد PMBOK هستند و می‌توان برای هر پروژه به تعداد لازم وظیفه تعریف نمود. 

زیر وظایف: برای نشان دادن وابستگی و تقدم و تاخر فعالیت‌ها بکار می‌رود و وظایفی که پس نیاز یک وظیفه هستند به عنوان زیر وظیفه در برنامه تعریف خواهند شد.

کار والد: وظایفی که پیش نیاز زیروظایف می‌باشند به عنوان کار والد تعریف می‌شوند.

وظایف تکرارشونده: هر پروژه تعدادی فعالیت مانند جلسات یا بازرسی‌ها دارد که در دوره‌های مشخص تکرار می‌شوند. این موارد به عنوان وظیفه تکرارشونده در برنامه تعریف می‌شوند.

مراحل وظایف: نشانگر وضعیت اجرایی وظیفه می‌باشد. عموما شامل جدید، در جریان، ناتمام، تائید شده، انجام شد و لغو شد می باشد.

مایلستون(موعد): نشانگر نقاط کنترلی با یک تاریخ در پروژه است. از طریق مایلستون‌ها می‌توان وظایف را کنترل نمود.

مهلت: تاریخ انتهایی که برای هر وظیفه درنظر گرفته می‌شود به عنوان مهلت نام برده می‌‌شود.

محول شده: نشانگر کاربری که مسئول اجرای وظیفه می‌باشد.

برچسب‌ها: عبارت‌هایی بصورت برچسب در این قسمت تعریف می‌شوند و می‌توان برای گروهبندی وظایف و جستجوی سریع‌تر از آن‌ها استفاده نمود.

فعالیت‌ها: مواردی مثل تماس، پست الکترونیکی، ملاقات و ..که جهت پیگیری وظایف بکار می‌رود را فعالیت گویند.

مشتری: مخاطبی که صاحب پروژه است و مشخصات آن به عنوان مخاطب در برنامه ثبت شده است.

مدیر پروژه: کاربری که مسئول بخش‌های مختلف پروژه است.

ساعات برنامه‌ریزی‌شده اولیه: زمان پیش بینی شده برای انجام وظیفه را نشان می‌دهد و برای هر وظیفه توسط کاربر تعریف می‌شود.

ساعات صرف شده: میزان زمان صرف شده برای هر وظیفه را نشان می‌دهد و  برای هر وظیفه توسط کاربر ثبت می‌شود.

نمای لیستی: یکی از روش‌های نمایش اجزای هر صفحه است. در حالت لیستی اجزا بصورت ردیف ها با ستون‌های مربوطه نشان داده می‌شود.

نمای کانبان: در این حالت اجزا صفحه بصورت کاشی‌های به نام کانبان نمایش داده می‌شود.

تیکت‌ها: مسائل قابل پیگیری که مرتبط با یک پروژه یا وظیفه می‌تواند باشد.

پیکربندی

تنظیمات

این قسمت برای کاربر ادمین قابل مشاهده می‌باشد و سایر کاربران آن را مشاهده نمی‌کنند.


بخش مدیریت وظایف

قسمت‌های زیر وظایف، وظایف تکرارشونده وابستگی وظایف و مراحل پروژه را تیک بزنید تا در برنامه فعال شوند و در قسمت‌های بعدی بتوان از آن‌ها استفاده نمود.

بخش مدیریت زمان

گزارش وظایف: با تیک زدن این قسمت برگه ساعات کارکرد در صفحه‌ی وظایف فعال می‌شود و می‌توان وضعیت پیشرفت وظایف را مشاهده نمود.

تحلیلی

سودآوری: با تیک زدن این قسمت می‌توان بحث‌های مالی از جمله حاشیه سود را بررسی و در مورد هر پروژه لحاظ کرد.

پروژه‌ها

در این صفحه پروژه‌های ایجاد شده تاکنون را می‌توان مشاهده نمود و از قسمت ایجاد می‌توان پروژه جدید تعریف نمود.

پروژه‌ها در دو نمای لیستی و کانبان قابل مشاهده هستند. از نمای لیستی می‌توانید وارد صفحه‌ی تنظیمات پروژه شوید و از نمای کانبان روی هر پروژه کلیک کنید وارد صفحه‌ی وظایف آن پروژه می‌شوید.

ایجاد پروژه

در نمای لیستی قرار بگیرید و گزینه ایجاد را بزنید. درصفحه‌ی باز شده مشابه تصویر زیر اطلاعات پروژه جدید را وارد نمایید.


نام پروژه: یک نام مناسب برای پروژه‌تان تعریف کنید.

نام وظایف: نام مناسب صنعت خودتان را برای نمایش وظایف انتخاب کنید. عموما نام تسک یا وظیفه انتخاب می‌شود.

مشتری: از لیست کشویی که نام مخاطبان را نشان می‌دهد مشتری پروژه را انتخاب کنید.

برچسب: برچسب‌های مرتبط را انتخاب یا ایجاد کنید.

مدیر پروژه: از بین کاربران فردی را به عنوان مدیر پروژه انتخاب کنید.

دپارتمان فروش: در صورت تعریف چارت سازمانی می‌توان دپارتمان مرتبط با این پروژه را انتخاب نمود

تاریخ‌ها: زمان شروع تا پایان پروژه را از این قسمت انتخاب نمایید.

شرکت: اگر سازمان شما بصورت هلدینگ فعالیت می‌کند این قسمت برای شما فعال می‌شود در غیر اینصورت این فیلد را مشاهده نمی‌کنید.

قالب است: اگر این قسمت تیک زده شود ویژگی‌های این پروژه به عنوان قالب برای پروژه‌های بعدی نیز اعمال خواهد شد.


در تصویر بالا یک نمونه پروژه تست ایجاد شده و اطلاعات آن قابل مشاهده است.

تب تنظیمات

حساب تحلیلی: حساب مرتبط با پروژه را که از ماژول حسابداری پیکربندی شده است از این قسمت انتخاب نمایید.

قابلیت مشاهده: می‌توان وضعیت مشاهده را برای کارمندان و کاربران در سه حالت محدود کرد

کارمندان دعوت شده: در این حالت فقط کارمندانی که به عنوان دنبال کننده به پروژه اضافه شوند می‌توانند پروژه را مشاهده نمایند.

همه کارمندان: در این حالت کارمندان که به سیستم دسترسی دارند می‌توانند وضعیت پروژه را مشاهده نمایند.

همه کارکنان و کاربران پورتال دعوت شده: کاربران داخلی و کاربران پورتال که نام کاربری و پسورد دارند می‌توانند به اطلاعات پروژه دسترسی داشته باشند.

باقی گزینه‌ها که در تنظیمات تیک زده شده‌اند در این قسمت نمایش داده می‌شوند.

 

پارامترهای منوی بالایی هر پروژه

بخش‌های مختلف پروژه را نشان می‌دهد و در ادامه به‌ترتیب تنظیمات مربوطه را بررسی می‌کنیم.


وظایف

از ریبون بالای صفحه تب وظایف که تعداد وظایف پروژه را نشان می‌دهد را انتخاب می‌کنیم. در صفحه ی باز شده وظایف ایجاد شده را مشاهده نموده و میتوان از طریق گزینه ایجاد وظیفه جدید تعریف نمود.

 وارد صفحه وظایف شده و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر با زدن گزینه ایجاد وظایف را تعریف نمایید.


عنوان وظیفه را ثبت کرده و با انتخاب گزینه ویرایش در صفحه‌ی باز شده سایر بخش‌ها را تکمیل نمایید.



محول شده: از این قسمت می‌توان وظیفه را به کاربر مناسب و غیر از کاربر جاری و یا مدیر پروژه اختصاص داد.

موعد: یک مایلستون یا نقطه‌ی کنترلی برای وظیفه مشخص کنید.

با وارد کردن عنوان موعد از قسمت نماد لینک خارجی که ایجاد شده است وارد صفحه‌ی زیر شده و تاریخ مایلستون را مشخص نمایید.

کار والد: با انتخاب یک وظیفه به عنوان کار والد، وظیفه‌ی موجود به عنوان زیر وظیفه‌ی این کار والد در نظرگرفته می‌شود.

مهلت: آخرین تاریخی که باید در آن تاریخ پروژه را تحویل دهید در این قسمت وارد کنید.

تکرارشونده: با تیک زدن این قسمت تب تکرار در نوار پایینی فعال می‌شود و می‌توانید تعداد دفعات تکرار و روزهای تکرار و بازه تکرار را مشخص کنید.