آموزش داشبورد مدیریتی

10 امتیاز

          شرکت فنی مهندسی تکرو سیستم- مجری طرح های جامع انفورماتیک

آموزش ماژول داشبورد مدیریتی

نسخه:01

سازمان ها و کسب و کارها  در طول زمان با توسعه فناوری و همچنین بزرگ شدن ابعاد سازمان نیازمند استفاده از دانش و ابزار به روز جهت بقا و رشد حیات خود می باشند. ازجمله مفاهیم نوین کاربردی در سازمان ها هوش تجاری(Business Intelligence) می باشد

هوش تجاری یک اصطلاح چتری و چند بعدی است که شامل نرم افزارهای کاربردی، ابزارها و روش ها است که سبب دسترسی و تحلیل اطلاعات می شوند و به کمک  آن می توان داده های خام را به اطلاعات معنادار تبدیل نمود و با مصورسازی داده ها سبب ایجاد تصمیمات داده محور وکاربردی گردید.

در هر سازمان مجموعه ای از داده ها یا در اصطلاح اطلاعات خام وجود دارد که با استفاده از ابزار هوش تجاری می توان آن ها را به اطلاعات ارزشمند و در اصطلاح دانش تبدیل نمود. به عنوان مثال یک سازمان اطلاعات مشتریان خود را در یک نرم افزار مانند CRM ذخیره می کند و اطلاعات درون سازمانی مانند وضعیت پرسنل، ساعات کاری و ... خود را در یک نرم افزار MIS ذخیره می کند و وضعیت امور مالی را در یک نرم افزار مالی جداگانه ذخیره می نماید. ثبت و  نگهداری این اطلاعات یک بانک اطلاعاتی بزرگ ایجاد می کند و در این شرایط سازمان می تواند با استفاده از قابلیت های هوش تجاری از این اطلاعات استفاده نموده و در مورد وضعیت آینده ی سازمان مانند تعداد مشتریان، میزان فروش، هزینه ها و سود سازمان پیش بینی های مناسب انجام داد.

در حوزه هوش تجاری، شرکت تکروسیستم نرم افزار مستقل و تحت وب "داشبورد نینجا" را آماده سازی نموده تا مشتریان از بانک اطلاعاتی خود در جهت ایجاد دانش استفاده نمایند. مزیت اصلی این نرم افزار یکپارچگی با ماژول های سیستم جامع تکروسیستم می باشد.

تعاریف

مدل: داشبورد مدیریتی برای هر یک از ماژول های سازمانی، از جمله فروش، تولید، حسابداری و ... قابل آماده سازی می باشند. با انتخاب یک "مدل" در واقع ماژولی که داشبورد از اطلاعات آن ایجاد می شود را مشخص می شود.

نوع: انواع نمودارها طبق موارد زیر در داشبورد نینجا قابل آماده سازی می باشند

  • میله ای
  • میله ای افقی
  • خطی
  • دایره ای 
  • دونات
  • کاشی(kpi)
  • لیست

گروه ها: فیلدهایی از یک "مدل" که نمودار براساس داده های آن ایجاد می شود مشخص کننده ی گروه ها خواهند بود. به عبارت دیگر گروه ها همان پارامترهایی هستند که در راهنما(legend)  نمودار نشان داده می شود. به عنوان مثال نام کالا، نام مشتری و نام انبار در این قسمت انتخاب خواهد شد.

نوع داده: مشخص کننده ی عملیاتی است که روی داده ها اجرا می شود. در سه حالت زیر قابل اجرا است

  • تعداد: در این حالت نمودار برای "گروه"  انتخاب شده، تعداد اعضای گروه را شمارش می کند.  
  • مجموع: در این حالت نمودار برای "گروه" انتخاب شده مقادیر یک "معیار" را جمع می کند. 
  • میانگین: مشابه حالت قبل فقط با این تغییر که از معیارها میانگین گیری می شوند. 

معیارها: فیلدهای مقداری که قابلیت محاسبات دارند به عنوان "معیار"  قابل انتخاب هستند. به عنوان مثال "معیار" می تواند مقدار فروش، مبلغ فروش و ... باشد

دامنه (فیلتر): قابلیتی که مقادیر موجود در داشبورد را محدود و در اصطلاح فیلتر می کند. فیلترها بر روی یک نمودار یا کل داشبورد قابل اعمال هستند.

نوع رکورد: در نمودارهای کاشی(kpi) این فیلد معادل عنوان "نوع داده" بوده و در سه حالت بیان شده (تعداد، مجموع، میانگین) قابل اجرا است.

فیلد رکورد: معادل "معیار" در نمودارهای تصویری می باشد و مقدار فیلد عددی را اجرا می کند

پیکربندی

اولین مرحله برای ایجاد داشبورد تعریف عنوان و ایجاد منو برای آن می باشد و از قسمت پیکربندی قابل اعمال است. در این صفحه می توان  داشبوردهای ایجاد شده و اطلاعات آن ها را مشاهده نمود و داشبورد جدید ایجاد کرد. به عنوان مثال در این صفحه 8 داشبورد ایجاد شده و قابل مشاهده است.

 

ایجاد داشبورد جدید

در این صفحه روی گزینه ی ایجاد کلیک کرده و وارد صفحه ی زیر خواهیم شد


در این صفحه به ترتیب فیلدهای رنگی را که فیلدهای اجباری هستند  را تکمیل می کنیم.

نام داشبورد: عنوان داشبورد که در منو بالایی نمایش داده می شود

نام منو: عنوانی است که در داخل صفحه ی داشبورد نمایش داده می شود. و می توان توضیحات جزئی تر در مورد داشبورد را در این قسمت ثبت نمود.

قالب داشبورد:  چیدمان و پس زمینه ی داشبورد را مشخص می کند و عموما بر روی حالت "blank" قرار می دهیم و در قالب خالی طبق نیاز سازمان خودمان نمودارها را طراحی می کنیم.

توالی منو: ترتیب نمایش داشبوردها در منو را نمایش می دهد

فعال: با تیک زدن این قسمت داشبورد فعال شده و در غیر این صورت و با غیر فعال کردن داشبورد عنوان آن از منو حذف می شود.

در نهایت دکمه ذخیره را زده و منو داشبورد ایجاد می شود.


طراحی نمودارها

با کلیک روی عنوان داشبورد در منو وارد صفحه ی طراحی نمودارها خواهیم شد. و با زدن کلید "افزودن" و انتخاب نوع نمودار طراحی آن را شروع می کنیم. در دو حالت نموداری و آماری نمودارها قابل افزودن می باشند.

  • نمودارهای شاخص کلیدی عملکرد (kpi)

نمودارهای آماری بوده و براساس نوع و فیلد انتخاب شده برای رکورد مورد نظر، گزارشاتی عددی ارائه می دهند.

برای این نوع نمودارها ابتدا نام نمودار را انتخاب می کنیم و سپس فیلد اجباری مربوط به  انتخاب "مدل" را تکمیل می کنیم. بعد از انتخاب "مدل"، قسمت داده ها فعال شده  و نوع رکورد را انتخاب می کنیم. اگر نوع فیلد "مجموع" یا "میانگین" باشد فیلد مقدار رکورد به عنوان فیلد اجباری فعال شده و فیلد مقداری مورد نظر را در این قسمت انتخاب می کنیم. به عنوان مثال برای محاسبه مجموع مقدار تخفیفات در این فیلد "مبلغ تخفیف سطری" را انتخاب می کنیم.

این تب جهت مقایسه وضعیت رکوردها کاربر دارد. به عنوان مثال می توان درصد برگشت از فروش را نسبت به کل فروش محاسبه نمود. به این صورت که در این تب یک مدل انتخاب می کنیم و سپس نوع و فیلد رکورد را با دیتای مورد نظر تکمیل می کنیم و در ردیف آخر "نوع مقایسه" را انتخاب می کنیم و معمولا در حالت درصد قرار می دهیم تا خروجی را به صورت درصد نشان دهد.


تب نمایش

در این قسمت تنظیمات ظاهری نمودار قابل انجام است. در قسمت "سیستم اعداد" می توان نحوه گرد کردن اعداد بزرگ را مشخص نمود. معمولا این قسمت روی حالت "پزو کلمبیا" تنظیم می شود.

 و در قسمت "تم" رنگ نمودار را انتخاب می کنیم.


تب هدف

در نمودارهای کاشی این امکان وجود دارد که وضعیت شاخص مورد بررسی را با یک هدف و سطح مطلوب مقایسه نمود. به این صورت که برای شاخص مورد نظر که نمودار را برای آن طراحی کرده ایم، یک هدف تعیین کنیم و وضعیت شاخص نسبت به آن هدف در زیر نمودار نشان داده می شود. به عنوان مثال برای فروش فصلی هدف 60 میلیون را وارد می کنیم و برای وضعیت مورد نظر که 71 میلیون می باشد. درصد جلو بودن از هدف را نشان می دهد.


در قسمت نمایش می توان دو حالت را به صورت زیر انتخاب نمود

  • شماره: در این حالت مشابه تصویر بالا مقایسه نتیجه ی مقایسه به صورت عدد نشان داده می شود
  • نوار پیشرفت: نمایش وضعیت مقایسه ای بصورت نواری در همان موقعیت قبلی نمایش داده می شود

در نهایت گزینه ذخیره را انتخاب نموده و نمودار ذخیره می شود.

  • نمودارهای گرافیکی

قسمت اصلی داشبوردها را نمودارهای گرافیکی تشکیل می دهند  و در انواع مختلف برحسب تناسب با شاخص مورد بررسی، قابل طراحی هستند.

جهت ایجاد نمودار گرافیکی در صفحه ی اصلی داشبورد روی گزینه ی افزودن کلیک می کنیم و از عنوان نمودارها، عنوان مناسب را انتخاب می کنیم.


وارد صفحه طراحی نمودار می شویم و مرحله اول در طراحی تمام نمودارها وارد کردن "نام" و "مدل" برای نمودار می باشد و با انتخاب مدل در قسمت داده ها فیلدهای اجباری زیر فعال می شود و به ترتیب در قسمت گروه ها، معیارها و فیلتر آن ها را تکمیل می کنیم.

گروه ها

گروهبندی برمبنای : در این قسمت نام شاخص مورد نظر که در حال بررسی آن هستیم را انتخاب می کنیم. به عنوان مثال برای بررسی وضعیت فروش کالاها، در قسمت گروهبندی بر مبنای، فیلد "کالا لایه 1-شناسه" را انتخاب می کنیم.


زیر گروه براساس: در این قسمت فیلد دوم را برای گروهبندی می توان انتخاب نمود. در نمودارهای مختلف نحوه ی اعمال این فیلد متفاوت خواهد بود. در نمودار میله ای اضافه کردن این فیلد باعث می شود روی محور افقی زیرگروه معرفی شده را برای گروهبندی های لایه قبل نشان دهد. به عنوان مثال زیر گروه می تواند لایه دوم گروه کالا ها با نام "کالا لایه2-شناسه"باشد.


مرتب سازی براساس فیلد: در این قسمت با مرتب سازی(sort) نمودار نحوه نمایش نمودار را مشخص می شود. به این صورت که نام فیلد مورد نظر که باید یک فیلد عددی باشد مثل "مقدار فروش" را انتخاب می کنیم. سپس در ردیف بعدی ترتیب را بصورت صعودی یا نزولی انتخاب می کنیم.

معمولا نمودار روی حالت نزولی تنظیم می شود تا فیلدهای دارای مقادیر بیشتر در ابتدا قابل مشاهده باشند


در نهایت با کلیک کردن دکمه "ذخیره" وضعیت فروش دو لایه از کالاها که بصورت نزولی مرتب شده در تصویر زیر قابل مشاهده است.



قابلیت مشاهده داده های محدود رکورد: با تیک زدن این قسمت یک ردیف دیگر فعال می شود و عددی که وارد می کنیم مشخص کننده تعداد "گروه ها" برای نمودار خواهد بود. به عنوان مثال در این نمودار4 کالای پر فروش قابل مشاهده است.


معیارها

در تب داده ها فیلد اجباری بعدی مربوط به "معیارها" می باشد. در این قسمت یک شاخص عددی انتخاب می کنیم و در نهایت نمودار براساس این شاخص ایجاد می شود. به عنوان مثال در نمودارهای تشکیل شده ی تصاویر قبل معیار انتخابی "مقدار اصلی" است که نشان دهنده ی مقدار فروش می باشد.

 در این فیلد می توان با انتخاب بیش از یک شاخص عددی یک نمودار ترکیبی طراحی نمود. این قابلیت در نمودارهای میله ای یا خطی می تواند کاربردی باشد. به این صورت که برای گروهبندی انتخاب شده بیش از یک "معیار" انتخاب می کنیم و وضعیت آن ها را برای گروهبندی مورد نظر بررسی می کنیم. به عنوان مثال برای گروه کالا می توان وضعیت "مبلغ فروش" و "تخیفات" را در یک نمودار ترکیبی بررسی نمود. به این صورت که در فیلد معیار دو شاخص "فی کالا" و "مبلغ تخفیفات" را انتخاب نمود تا در نمودار  یک ستون برای هر معیار  ایجاد شود.


معیار خطی: در این فیلد می توان معیار عددی دیگری برای نمودار انتخاب نمود و وضعیت دو شاخص را برای گروه انتخاب شده بررسی کرد. به عنوان مثال برای گروه کالا می توان با انتخاب دو شاخص "مقدار اصلی" و "فی کالا" مقدار و ریال فروش را همزمان بررسی نمود.