شرکت فنی مهندسی تکروسیستم -مجری طرح های جامع انفورماتیک 

آموزش ماژول اسناد

نسخه:01

سازمان‌ها در طول فعالیت‌های خود مجموعه‌ای از فایل‌ها از جمله نامه‌ها، فاکتورها و ... را ایجاد می‌کنند. با افزایش حجم داده‌ها مدیریت این فایل‌ها بصورت غیرسیستمی غیرممکن شده و نیاز به تعریف فرایند سیستماتیک جهت مدیریت فایل‌ها می‌باشد.

 شرکت‌های نرم‌افزاری جهت ذخیره‌سازی و ایجاد نظم در اسناد نرم‌افزارهای مختلف طراحی نموده‌اند. نرم‌افزار اسناد تکروسیستم یک برنامه تحت وب می‌باشد که قابلیت‌های فراوان برای مدیریت اسناد سازمان‌ها را دارد. در ادامه مقاله امکانات این ماژول مستقل را بررسی می‌کنیم. به خاطر بسپارید که نرم افزار اسناد در حکم درایو یا مخزنی برای نگهداری فایل‌های سازمان شما می‌باشد.

تعاریف

فضای کاری: فضایی برای نگهداری فایل‌ها می‌باشد به‌عبارت دیگر فضای کاری مترادف با مفهوم فولدر در نگهداری اسناد می‌باشد.

سطوح دسترسی: میزان دسترسی کاربران به فضاهای کاری و فایل‌ها را مشخص می‌کند.

عملیات: گردش‌های  کاری‌ ممکن برای اسناد را مشخص می‌کند و برای فایل‌های مختلف می‌توان عملیات مختلف تعریف نمود.

مخاطب: کاربران داخلی و مشتریانی که به عنوان کاربر پورتال تعریف شده‌است مخاطب ماژول اسناد می‌باشند.

مالک: فردی که دسترسی کامل به اسناد دارد و حق ایجاد، ویرایش و حذف را دارد.

قفل: ایجاد محدودیت برای ویرایش سند از طریق قفل کردن امکان‌پذیر است.

برچسب: عناوینی برای دسته‌بندی و جستجوی سریع‌تر اسناد کاربرد دارند.

پیکربندی

ماژول اسناد را نصب کنید و از صفحه‌ی اصلی برنامه وارد برنامه شوید و مراحل زیر را به‌ترتیب انجام دهید.

فضای کاری

مرحله‌ی اول برای ذخیره اسناد در ماژول اسناد ایجاد فضای کاری می‌باشد. از منو پیکربندی قسمت فضای کاری را انتخاب نمایید و وارد صفحه‌ی مربوطه شوید.

در تصویری مشابه تصویر زیر فضاهای کاری ایجاد شده تاکنون را مشاهده خواهید کرد و از طریق گزینه ایجاد یک فضای کاری جدید تعریف کنید.




ایجاد فضای کاری جدید

ابتدا برای فضای کاری خود نام مناسب انتخاب نمایید به عنوان مثال مشابه تصویر زیر یک فضای کاری با عنوان قراردادها میخواهیم ایجاد نماییم.



فضای کار والد

اگر فولدر بالاتر برای این فضای کاری نیاز دارید می‌توانید از لیست کشویی آن را انتخاب کنید یا فولدر را از همین قسمت ایجاد نمایید. به عنوان مثال فضای کاری قراردادها به یک فضای کاری بالاتر به عنوان فرم‌ها تعلق دارد. فضای کاری به‌نام فرم را در این قسمت وارد نمایید.

برچسب‌ها

برای دسترسی سریع‌تر به اسناد از قابلیت برچسب‌ها استفاده نمایید. برای ایجاد برچسب‌ها

ابتدا دسته‌بندی‌های مختلف برای برچسب‌های مورد نیاز را تعریف نمایید.

از منو پیکربندی منو برچسب‌ها را انتخاب نمایید در قسمت برچسب‌ها گزینه ایجاد را کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر روی افزودن سطر کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر دسته‌بندی و برچسب‌ها را تعریف نمایید.


در فیلد اول به‌نام دسته‌بندی تگ نام دسته‌بندی را وارد نمایید.

فضای کاری: از لیست کشویی فضای کاری موردنظرتان را انتخاب کنید یا فضای کاری جدید ایجاد نمایید.

برچسب‌ها: برچسب‌های لازم را تعریف نمایید و دکمه ذخیره و بستن را کلیک نمایید.

به عنوان مثال در تصویر زیر دسته بندی با نام سال مالی برای فضای کاری داخلی ایجاد شده و برچسب‌های مربوطه وارد شده است.




سطوح دسترسی

برای فضای کاری ایجاد شده باید مشخص نماییم که کدام کاربران به این گروه دسترسی دارند. تعیین دسترسی به فضاهای کاری از طریق سطوح دسترسی قابل اجرا است. در این قسمت می‌توان مشخص نمود کدام گروه‌ه از کاربران دسترسی ایجاد، ویرایش یا حذف سند را دارند.

دسترسی نوشتن: در این قسمت با انتخاب هر گروه حق ایجاد و ویرایش به گروه منتخب داده می‌شود. 

دسترسی خواندن: گروهایی که فقط امکان مشاهده اسناد را دارند، در این قسمت انتخاب نمایید.

فقط اسناد شخصی: اگر این قسمت تیک زده شود. کاربران این گروه فقط اسناد مربوط به خودشان را مشاهده خواهند کرد.


در نهایت دکمه ذخیره را کلیک نمایید و در صفحه‌ی فضای کاری این مورد را هم مشاهده نمایید.


عملیات

برای تعیین گردش کاری اسناد از قسمت عملیات استفاده نمایید و عملیات مختلف برای سند تعریف نمایید و در موقعیت‌های لازم از آن‌ها استفاده نمایید.

توجه نمایید تب عملیات در حالت فعال شدن حالت توسعه‌دهنده فعال می‌شود.

از طریق یکی از دو مسیر زیر وارد قسمت عملیات شوید

1- از صفحه‌ی فضای کاری در بالای صفحه عملیات را انتخاب نمایید

2- از منو اصلی پیکربندی قسمت عملیات را انتخاب کنید.

در صفحه‌ی باز شده عملیات‌های تعریف شده را مشاهده می‌کنید و گزینه‌ی ایجاد را کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر عملیات جدید ایجاد کنید.


نام کنش: نام مناسب برای عملیات انتخاب کنید.

در سطر بعدی توضیح تکمیلی در مورد عملیات وارد نمایید.

تب شروط

فضای کاری مرتبط: از لیست کشویی فضای کاری که میخواهید این عملیات را مشاهده کند وارد نمایید.

توجه نمایید انتخاب فیلد فضای کاری یک فیلد اجباری می‌باشد و باید هر عمل را به یک فضای کاری اختصاص داد.

نوع شرط: در دو حالت می‌توان برای عملیات شرط تعیین نمود.

معیارها: در این حالت می‌توان براساس شامل بودن یا نبودن برچسب‌ها شرط‌گذاری نمود.


به عنوان مثال در تصویر بالا عملیات تایید اعتبار را برای فضای کاری داخلی و با شرط برچسب شامل صندوق پستی باشد ایجاد شده است.

دامنه: در حالت دامنه شما می‌توانید براساس فیلدهای بیشتر علاوه بر برچسب‌ها گردش کار را فیلتر نمایید.

تب عملیات

در این قسمت روند اجرایی گردش کار را تعریف می‌کنیم.

تنظیم مخاطب: یک فیلد اختیاری است که از طریق آن می‌توانید یک مخاطب برای این گردش کار انتخاب کنید.

تنظیم مالک: اگر برای عملیات مالک تعریف نمایید این عملیات فقط برای آن مالک قابل مشاهده و استفاده است.

انتقال به فضای کاری: با انتخاب یک فضای کاری در این قسمت گردش کار را به این صورت ایجاد می‌کنید که با انتخاب این عمل سند را از فضای کاری به فضای انتخاب شده در این قسمت وارد نمایید.

ایجاد: از طریق این قسمت می‌توانید گردش کار را به سمت ایجاد این عمل هدایت نمایید.

فرایند مربوط به عملیات ایجاد بطور کامل در  ادامه توضیح داده می‌شود

تنظیم برچسب‌ها

در این حالت  از طریق عمل‌های تعریف شده برای برچسب‌ها می‌توان گردش کار را تعریف نمود.

در سه حالت به‌صورت زیر می‌توان گردش کار را تعریف نمود

افزودن: با انتخاب این حالت این امکان را فراهم می‌کنیم که براساس هر دسته‌بندی برچسب جدید ایجاد نماییم و با اجرای این عمل این برچسب جایگزین برچسب تعریف شده در قسمت شرط شود.

 حذف: با استفاده از این عمل می‌توان از هر دسته‌بندی برچسبی که موجود است را حذف نمود.

جایگزینی: در این حالت برچسب وارد شده در این قسمت با برچسب انتخاب شده در قسمت شرط جایگزین می‌شود. در عملیات مختلف عمل جایگزینی کاربرد رایج‌تری دارد.

فعالیت‌ها

علامت‌گذاری همه به عنوان انجام شده

 با تیک زدن این قسمت وقتی برای یک سند این عمل را اجرا نمودید بدون نیاز به فعالیت کاربری دیگر گردش کار اجرا می‌شود.

زمانبندی فعالیت

اگر برای اجرای گردش کار نیاز به تایید کاربر ارشدتان دارید می‌توانید در مورد این عمل برای کاربر ارشد یک فعالیت از نوع "برای تایید" ایجاد و زمانبندی نمایید تا هر زمان که از این عمل برای یک سند اجرا شد به کاربر مربوطه پیام ارسال شود تا سند را بررسی و تایید نماید. با تیک زدن این قسمت یک مرحله برای اجرای عمل اضافه می‌شود.


بعد از ذخیره کردن عمل این مورد برای سندهای فضای کاری انتخاب شده نمایش داده می‌شود و می‌توانید از آن قسمت عمل و گردش کار مربوط به آن را اجرا نمایید.

توضیحات عملیات ایجاد

در این حالت شما می‌توانید برای عمل جاری که در حال تعریف آن هستید یک مورد ایجادی را تنظیم نمایید. به عنوان مثال گردش کار را به این‌صورت تعریف نمایید که با برقرار بودن شرط یک تسک در ماژول پروژه یا یک سند برای امضا یا یک فاکتور فروش ایجاد نماید.



امضا در ماژول اسناد

در ماژول اسناد می‌توانید اسناد خود را امضا کنید یا برای امضا به کاربر دیگری ارسال کنید.

توجه نمایید برای استفاده از قابلیت امضای اسناد قالب اسناد آپلود شده باید بصورت pdf باشد تا بتوان داخل متن سند امضا نمود

ابتدا در قسمت عملیات یک عمل به نام امضا را ایجاد نمایید و فضای کاری موردنظرتان را انتخاب نمایید و شرط مورد نظرتان را انتخاب نمایید سپس در قسمت عملیات از نوع ایجاد کلیک کنید و گزینه pdf to sign را انتخاب نمایید و گردش کار ایجاد شده را ذخیره نمایید.

لازم به ذکر است برای مشاهده‌ی این گزینه در قسمت ایجاد باید ماژول امضا نصب باشد.

 

به بخش اسناد برگشته و به قسمت فضای کاری موردنظرتان بروید. سندی که میخواهید امضا کنید را انتخاب کنید و از قسمت عملیات عمل به‌نام "امضا" را انتخاب نمایید.


در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر از سمت چپ گزینه امضا را به داخل فایل pdf درگ اند دراپ نمایید و باکس زرد رنگ را به محل موردنظرتان که میخواهید امضا در آن نقطه دیده شود بکشید.


در این حالت روی باکس امضا کلیک کنید تا کابر امضا کننده را مشخص نمایید و تغییرات را تایید نمایید.


در مرحله‌ی بعد از قسمت بالای صفحه سند را به کاربر مسول برای امضا ارسال نمایید. روی گزینه‌ی ارسال کلیک کنید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر در فیلد اول به‌نام کارمند کاربر مسول را انتخاب نموده و گزینه ارسال را بزنید.


به این‌ترتیب به کاربر مربوطه یک پیام ارسال می‌شود و با کلیک روی پیام می‌تواند به حالت امضای سند وارد شود و در صفحه‌ای مشابه تصویرروی گزینه برای شروع کلیک کنید را زده  سپس گزینه امضا کنید را بزنید و سند را به صورت دستی یا خودکار یا بارگذاری سند امضا نمایید.